Вы недавно начали использовать OKR, определили их на уровне компании, и ваши команды уже имеют связанные друг с другом OKR. Вы готовы начать свой первый цикл этой системы целеполагания. Чего вы можете ожидать при проведении контрольных проверок OKR? Давайте рассмотрим различные этапы внедрения.

Первые 90 дней

В течение первых нескольких циклов еженедельных проверок OKR очень важно держать ожидания под контролем - чудес в одночасье не случается. Эта инициатива требует времени, поэтому начните с простого. Более того, есть вероятность, что по прошествии первого квартала после внедрения OKR вашей команде будет нечем поделиться, когда дело дойдет до подсчета баллов и изменений, но все же стоит запланировать еженедельную проверку по ряду причин.

Прогресс-собрание

• Проработайте все нюансы планирования мероприятия: убедитесь, что есть достаточно посадочных мест, соответствующее аудио-видео и другое оборудование (экран, доска и т.д.)

Данные

• Первые 90 дней внедрения новой системы могут оказаться хаотичными. Вы узнаете много нового о том, как собирать данные, находить метрики результатов, которые имеют важное значение.
• Хотя еще слишком рано для обладания действительно полезной информации по КР, команда может проводить встречи для подтверждения инициатив, отчета о первых результатах и выявления первых препятствий.
• Заранее определите разницу между показателями активности (Было ли это сделано?) и показателями результата (Какая получена польза?). Эта важная идея взята из книги Дэна Монтгомери "Начинать меньше, заканчивать больше", которую я очень рекомендую.

Люди

• Заблаговременная разработка расписания приведет к тому, что ваша команда привыкнет встречаться еженедельно. Таким образом, когда эти еженедельные встречи пройдут в 4-м квартале, это будет хорошо отлаженная машина.
  
  

• В первые пару недель установите напоминание о встрече для участников за 15 минут до начала, чтобы дать понять им, что ожидается оперативность и готовность.
  
  

• Привыкание к идее прозрачных целей и показателей результатов часто является большим культурным шоком, и это вполне ожидаемо на данном этапе.
  
  

• Будьте готовы к тому, что некоторые примут нововведения раньше, а другие будут отталкивать или отвергать. На ранних стадиях внедрения OKRs не все будут готовы к экспериментам и нестандартному мышлению, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

• Управляйте ожиданиями: вам потребуется полный годовой цикл, чтобы увидеть реальный эффект от этого нового способа работы. Одной из основных причин неудач внедрения OKR является слишком ранняя сдача позиций.

• Я рекомендую вам обратиться за помощью к опытному тренеру по OKR, чтобы поскорее начать работу и избежать ошибок новичков.

Совет: На этапе старта, выберите всего один (или, может быть, два) OKR, что-то достижимое, чтобы укрепить уверенность в команде. Создание показателей результатов будет достаточно сложным делом, поэтому лучше начать с простой тренировки.

Проблемные области

• Это - этап обучения, поэтому вы можете ожидать некоторых проблем (что совершенно нормально). Важно решить эти проблемы до того, как они станут более серьезными и приведут к существенным сложностям, таким как низкая мотивация людей. Остерегайтесь следующего:

1.Слишком длинные собрания (более 30 минут)
2. Слишком скучные (только отчеты о состоянии дел)
3. Люди приходят поздно
4. Отсутствие данных
5. Прогресс не виден или не ощущается через пару недель
6. Член(ы) команды не привержен(ы) своей(им) задаче(ям)
7. Забываем говорить о метриках проверки здоровья
8. Технические проблемы с удаленными контрольными встречами (т.е. нет звука или не работает совместное использование экрана)
9. Данные, которыми делятся, не актуальны и не связаны с OKR более высокого уровня.

Совет: Если в вашей организации есть команды разработчиков программного обеспечения, вы заметите, что они воспринимают прогресс-собрания OKR более естественно. Поэтому именно начало работы в этих командах часто помогает накачать ваши "мышцы OKR". Позже эти отделы смогут помочь распространить ваши знания OKR по всей организации.

Шесть месяцев спустя...

Прогресс-собрание

• Основные проблемы роста уже позади, и ваши контрольные встречи стали более структурированными, эффективными по времени, и вы видите, что обсуждения носят целенаправленный характер, и это приводит к улучшению показателей.

• Если у вас есть удаленные команды, вы, вероятно, нашли способ проводить контрольные встречи более гладко. Я расскажу об удаленных контрольных встречах в одной из следующих статей блога.

Данные

• Сейчас самое время реализовать пару "далёких выстрелов". Далёкий выстрел - это цель, которая кажется почти невыполнимой. Она заставляют команды выйти из зоны комфорта. Это гораздо сложнее, чем "выстрел в крышу" OKR из первого квартала, по целям, которые находятся на расстоянии вытянутой руки.
  

• Вы собрали некоторые данные за первый квартал, поэтому вы начнете видеть значимость в своих данных. С помощью этих данных вы можете построить графики, в результате чего получите наглядные информационные структуры.

• С каждой неделей оценивать уровни уверенности становится все проще: зеленый, желтый или красный цвета, присвоенные КР, означают, что все идет по плану, или наоборот - есть препятствия, которые необходимо устранить, чтобы не сбиться с пути. Или есть необходимость в немедленном вмешательстве.

• Поощряйте гибкость; само по себе не существует крайнего срока реализации цели. Иногда вопросы, проблемы или возможности появляются по мере того, как проходит время.
  
  

Люди

• Внедрение "дальнего проекта" заставит команды столкнуться с предвзятыми представлениями о статус-кво, им будет брошен вызов, и они окажутся на незнакомой территории. Как лидеру, сейчас самое время вмешаться, проявить терпение и повторить главную цель. Поощряйте свою команду к экспериментам.
  
  

• Команды понимают, после 25 недель, что это просто - новый способ работы. Люди уже привыкли к прогресс-собраниям по OKR и не могут легко вернуться к старым привычкам. Они ответственны и привержены делу, и их поддерживают старшие руководители, моделируя желаемое поведение.
  
  

• На данном этапе важно, чтобы руководители продолжали проводить прогресс-собрания. Такие встречи по OKR помогут сделать интереснее новые элементы, например, обсуждение улучшений процесса на еженедельной основе, знакомство с новыми коллегами или сочетание с празднованиями или пятничными победами.

Спустя год

Прогресс-собрание

• Большинство организаций видят положительную динамику от внедрения OKR уже через год.
  
  

• Цикл становится более предсказуемым, а команды улучшили свои навыки, чтобы сосредоточиться на результатах и обучении.
  
  

• Возможно, необходимо изменить периодичность циклов OKR с ежеквартальных на более/менее частые.
  
  

Данные

• Вы заметите большие изменения и в своих контрольных проверках OKR. Вместо того, чтобы концентрироваться на показателях уверенности и обязательствах, вы станете больше внимания уделять экспериментам и препятствиям.

Люди

• Вы заметили, что некоторые команды быстрее переходят на экспериментальный и гибкий образ мышления.

• Это часто является огромным культурным сдвигом. Теперь руководство может принять решение "о повышении уровня OKR" и попытаться бросить вызов командам по смелым, амбициозным целям.
  
  

Будущее

Только через пару или более лет организация сможет использовать и ощутить весь потенциал OKR. В то время, как некоторые организации никогда не достигнут этого уровня, другие захотят расширить свои границы. Очень амбициозные организации захотят пойти на смелые 10-кратные цели, как сказал Ларри Пейдж, соучредитель Google: "OKRs помогли привести нас к 10-кратному росту, причем многократно". Это требует от организации полного научно-экспериментального подхода, когда речь идет об OKR. Часто бывает настолько трудно, что люди никогда не достигают данной стадии, но когда достигают, результаты оказываются долговременными, а влияние на конечный результат ощущается в масштабах всей компании.


Помните: OKR - это, по сути, создание обязательств, противостояние вызовам, постоянный диалог и адаптивность.

Но это точно не спринт, а марафон.

Читать статью в оригинале: https://www.movingtheneedle.com/blog/2019/11/okr-check-in-learning-curve-what-to-expect-in-the-first-year-quarterly-cadence?utm_medium=social&utm_source=linkedin&utm_campaign=postfity&utm_content=postfity808f2