Восемь советов по улучшению ответственности с помощью еженедельных проверок OKR
Ошибка ответственности
Вы сидите за своим столом в растерянности. Что происходит? Вы думали, что были предельно понятны и справедливы. Вы повторяли задачи столько раз. Как такое возможно, что ваши команды все еще не делают того, что вы от них ожидаете? Вы предоставили им полную автономию в достижении соответствующих результатов (читай: KR или OKR). Психологическая безопасность находится на высоком уровне, а идеальное поведение моделируется сверху вниз при участии высшего руководства. Все условия, необходимые для процветания, у них есть, верно? Так что же происходит? Как вы можете повысить ответственность в своих командах?

Ответственность (подотчетность, Accountability). Что это вообще такое? Буквальное определение -"ответственность перед кем-то за какую-то деятельность".

Именно этот вопрос регулярно появляется в моем почтовом ящике от представителей всех типов компаний, работающих в самых разных сферах и отраслях, от стартапов и масштабных компаний до крупных предприятий; ни одно предприятие не избавлено от разочарований, связанных с неудовлетворенными ожиданиями в отношении ответственности, даже в тех компаниях, где полностью внедрены OKR и Agile. Итак, что вы можете сделать, чтобы ваши команды стали более ответственными? В этой статье мы рассмотрим компании, которые уже начали внедрять OKR, и что можно извлечь из их опыта.

Photo by Perry Grone
Прогресс-собрания OKR в помощь
Безответственность - симптом более серьезной проблемы, от которой есть относительно простой рецепт. Загвоздки в том, что вы ожидали, будто результаты будут доступны вам по умолчанию; что сотрудники возьмут на себя инициативу читать ваши мысли и предоставлять регулярные отчеты (которые также касаются их проблем) именно тогда, когда вы хотите/нуждаетесь в информации.

Лечение: Регулярные прогресс-собрания по OKR.

OKR просто не будут работать без проведения этого жизненно важного шага. Чтобы повысить ответственность, вам необходимо создать ритм регулярных и частых встреч команды. Прогресс-собрания по OKR обычно проводятся в начале недели, каждую неделю (утро понедельника - отличное время) и длятся в идеале от 15 до 30 минут максимум. В мире OKR мы называем это еженедельной каденцией, и это очень важно для успешного развертывания OKR. Без лишних слов, вот восемь советов по улучшению ответственности команды с помощью прогресс-собраний OKR.

#1 Повторите цель
"В чем смысл? Почему мы занимаемся этой деятельностью?" Люди должны понимать, как их работа связана с общей картиной: миссией, видением и стратегией компании. OKR - это бизнес-цели, которые эффективно влияют на данные позиции. Хорошо прописанные OKR помогут донести цель работы компании. Они отвечают на вопрос - почему нам важно выполнить эту работу, этот проект, эту инициативу и какой вклад она внесет? Во время еженедельных прогресс-собраний убедитесь, что вы не только сообщаете OKR, но и кратко сверяетесь с общей миссией, видением и стратегией. Если вы будете повторять это каждую неделю, ответственность повысится; сотрудники смогут увидеть, как их работа связана с работой других.
#2 Прогресс собрания (check-ins) кросс-командные и на уровне департаментов
Вы проводите прогресс-собрания OKR только на уровне команды? Тогда вам стоит рассмотреть вариант проведения прогресс-собраний кросс-командных и на уровне департаментов. Если у вас большая команда по продукту (например, несколько команд разработчиков программного обеспечения), то прогресс-собрания OKR могут стать мощным инструментом в согласовании инициатив OKR. Если все команды будут еженедельно видеть свою взаимосвязь с другими командами, это сделает их более ответственными друг к другу. На самом деле, в большинстве организаций, которые я консультирую, "командный уровень" сверки прогресса OKR часто проводится всем отделом разработки продукта. В стартапах "командный" уровень - это вся компания. Убедитесь, что вы внедряете прогресс-собрания OKR на правильном уровне.


Photo by Michael Heuser
#3 Влияние - это ориентир
Чтобы OKR были наиболее эффективными, команда должна иметь возможность влиять на их выполнение; влияние, которое они могут видеть и чувствовать. Именно здесь чаще всего случаются сбои. Как вы можете стимулировать команду брать ответственность, если они не имеют практически никакого влияния на результаты?

Я часто работаю с командами разработчиков программных продуктов, где OKR устанавливаются на уровне отделов. Допустим, что одним из ключевых результатов является увеличение Net Promoter Score (NPS). По всей вероятности, команде будет трудно понять, как сдвинуть эту глыбу с мертвой точки. Все потому, что NPS не подвержен влиянию большинства команд (разработчиков программного обеспечения). Для повышения данного показателя необходимо сотрудничество с отделами продаж, маркетинга и поддержки клиентов. Отсюда вытекает проблема установки OKR в "функциональных" командах. Кроме того, NPS может быть сезонным или цикличным. Если вы продаете мороженое зимой, вы, скорее всего, не получите высокий показатель NPS.

Прежде чем перестраивать всю организацию на OKR, вы также можете попытаться помочь команде определить OKR, на которые они могут непосредственно влиять.

#4 Обязательства по инициативам
Есть ли у вас ответственные (Владельцы целей) по OKR или KR? Если это остается неясным, люди будут чувствовать себя менее обязанными выполнять свои индивидуальные задачи. Если команда отвечает за OKR, то убедитесь, что вы назначили кого-то из команды (например, старшего сотрудника) ответственным за один или несколько KR. Того, кто несет ответственность за то, что должно быть сообщено при каждом измерении прогресса OKR. Пусть он устанавливает уровни уверенности каждую неделю во время прогресс-собрания и попросите его кратко описать, почему они поставили именно такую оценку, а затем проведите обсуждение данных причин.

#5 Представьте себе конечный результат
Популярный инструмент многих спортсменов перед соревнованиями - представить себя "от начала до конца" победителем, представляя, что они будут делать и когда. Визуализация - это очень важный фактор, способствующий повышению ответственности; как вы представляете себе желаемый конечный результат? Когда наступают ключевые сроки, что должно быть сдано к этим срокам и почему важно, чтобы это было сделано к такому времени? Как это повлияет на каждого члена команды? Визуализация может быть представлена в различных формах, но вы можете использовать карту визуализации, доску или диаграмму, разделенную на квартальные месяцы, с обозначенными задачами для каждой команды (это дает дополнительное преимущество - все четко знают, кто над каким результатом работает). На основе уровней уверенности, которые озвучиваются на еженедельных прогресс-собраниях, этот тип документа можно редактировать, обновлять или корректировать и обращаться к нему ежедневно.

#6 Мониторинг прогресса
Говоря о визуализации, вы также можете обратиться к истории предыдущих результатов во время еженедельного прогресс-собрания OKR. Многие команды используют диаграммы для отображения текущих данных. Отслеживание прогресса в достижении конечного результата не только гарантирует, что вы не отклоняетесь от намеченного курса, но и дает дополнительное преимущество в виде психологического удовлетворения, радости и мотивации продолжать работу.
Будьте осторожны, прогресс - это обоюдоострый меч. Он также может превратиться в проблему. Если вы отслеживаете прогресс по своим OKR и не видите положительных результатов, вы можете получить снижение мотивации. "Я/мы так много работали, а нам нечего показать". Если оказались в таком положении, есть вероятность, что вы используете неправильные метрики в своих KR. Ждете ли вы весь цикл OKR, чтобы затем извлечь из него уроки? Или вы регулярно меняете/корректируете свои KR? Существует такая вещь, как компромисс, когда речь идет о возможностях обучения и демонстрации прогресса... выбор за вами.
#7 Станьте коучем для своих сотрудников
Согласно статье, опубликованной на сайте Gallup.com, посвященной повышению ответственности, 47% работников получали обратную связь от своего руководителя "несколько раз или реже" за последний год, и только 26% сотрудников полностью согласны с тем, что полученная обратная связь помогает им лучше выполнять свою работу. Проблема ответственности в компании на самом деле может быть замаскированной проблемой коучинга. Поэтому во время еженедельного прогресс-собрания OKR предложите свою помощь в устранении препятствий, преград и станьте ресурсом для своих команд. Иногда люди действительно не знают, что делать; это возможность вести, учить их, направлять или предлагать возможности. Именно здесь проявляется ситуационное лидерство, и ваша роль как лидера заключается в том, чтобы найти правильный баланс.

#8 Последствия

Проверка прогресса по OKR - это прежде всего инструмент для разговора. Он помогает сделать результаты и последствия видимыми. Результаты и последствия не обязательно должны быть негативными. На самом деле, если вы наблюдаете положительные результаты и их последующие последствия, то не менее важно упомянуть и обсудить и их. Еще лучше - отпраздновать! Используйте прогресс-собрания OKR, чтобы порадоваться результатам и сделать их наглядными. Конечно, иногда проблема может заключаться в отношении или поведении отдельного члена команды, и в этом случае я рекомендую ознакомиться со статьей из Harvard Business Review под названием "Понимаете ли вы, что на самом деле означает ответственность?", чтобы стимулировать в правильном направлении при решении подобных ситуаций.

Резюме
  • Еженедельное повторение миссии, видения и стратегии
  • Прогресс-собрания кросс-командные и на уровне департаментов
  • OKR должны находиться в зоне влияния команды
  • Обсуждайте обязательства по инициативам каждую неделю
  • Визуализируйте конечный результат
  • Станьте коучем для своих сотрудников
  • Сделайте результаты и последствия видимыми.

Somalia national team talks with coach Livingstone Mbabazi. Source: commons.wikimedia.org