OKR становятся все более популярны для постановки целей команды, но пока еще не существует универсального, подходящего всем метода отслеживания их прогресса.

Проблема: электронные таблицы

По моим наблюдениям, большинство компаний обычно управляют OKR с помощью электронных таблиц, что влечет за собой ряд проблем.

Проблемы с отслеживанием OKR для отдельных команд:

• Непоследовательный ручной процесс - электронные таблицы обновляются вручную, а форматирование не всегда согласовано между командами, поэтому при просмотре OKR разных команд приходится переключаться в контекст каждой команды. Также сложно отследить, когда статус отдельного OKR был обновлен в последний раз, и находится ли OKR на пути к достижению цели.
  
• Долгосрочный анализ - крайне сложно отследить, какие OKR менялись из квартала в квартал в разных командах.
  
• Статическая отчетность - сложно отслеживать открытые вопросы, соответствующую документацию, конкретные разработки и т.д., связанные с OKR.
  
  

Сложности с планированием для нескольких команд одновременно:

• Межфункциональная прозрачность - трудно определить, какие команды работают над приоритетами в рамках одной и той же инициативы или проекта в рамках отдела. Команды внутри отдела не имеют четкого представления о том, над чем работают другие команды, и как обязательства связаны между собой.
  
• Планирование на будущее - электронные таблицы не позволяют отследить и подготовить OKR на будущие кварталы, даже если они часто обсуждаются заранее.
  

Решение: Управление OKR с помощью JIRA

Для решения данных проблем, команды могут внедрять простые процессы для отслеживания OKR: как на уровне отдельных команд, так и на уровне отделов. Ознакомьтесь с приведенным ниже примером, чтобы получить представление о том, как запустить такой процесс в вашей команде.

Отслеживание OKR на уровне отдельных команд
Шаг 1: Применяйте "проект OKR JIRA" для своей команды

• Используйте "проект JIRA", чтобы отслеживать OKR для каждой команды в вашем отделе. Такой проект JIRA станет системой записи для ваших OKR.
  

• Используйте спринты в бэклоге для бизнес-кварталов (1 спринт в квартал), эпики для обозначения целей и истории для ключевых результатов.

• Текущий квартал должен быть представлен активным спринтом, а будущие кварталы могут быть подготовлены в бэклоге. Называйте спринты так, чтобы обозначить тот квартал, который они представляют.
  
• Создайте такую доску задач для членов команды, которая упростит отслеживание их вклада в OKR команды. Настройте вашу доску задач так, чтобы на доске задач была строка для каждой цели,а ключевыми результатами для нее были карточки на доске.

Шаг 2: Создайте отчет о статусе wiki в Confluence для автоматического отчета по OKR

• Для коммуникации с теми, кто предпочитает одностраничные отчеты / не сидит в JIRA, вы можете создать отчет о состоянии, который извлекает данные из JIRA и обновляется в режиме реального времени на основе активности в JIRA. Мне нравится создавать wiki-отчет о состоянии дел за каждый квартал.

• Для этого создайте таблицу на новой странице wiki и используйте макрос "JIRA Issues" с простым запросом, извлекающим OKR из вашего спринта. Ваш запрос будет выглядеть примерно так :[PROJECT = {ProjectName} AND sprint = "Q2 2019" AND issuetype = Story].

• За исключением базовых обновлений запросов отчета в начале квартала, это не требует обслуживания каждый квартал.
  
  

Шаг 3: При желании внедрите дополнительные инструменты визуализации

• При желании, вы можете использовать плагины JIRA для реализации дополнительной визуализации вашей отчетности по OKR. Эти плагины будут извлекать данные из вашей доски OKR JIRA и визуализировать их в формате диаграммы Ганта. Обычно единственным требованием для таких инструментов является наличие точных данных в полях даты начала и срока исполнения для каждой истории.
• Чтобы узнать о плагинах, которые помогут в создании диаграммы Ганта, изучите следующие инструменты: WBS Gantt-Chart для JIRA, Big Gantt для JIRA, BigPicture.

Общее отслеживание OKR на уровне отдела

Шаг 1: Создайте JIRA-доску для всего отдела

• Вы можете использовать доску JIRA для получения данных из проекта OKR каждой команды. Создайте новую JIRA-доску и измените запрос для нее, чтобы извлечь данные из каждого проекта OKR JIRA в вашем отделе.

• Эта доска предоставит макро-доски задач для всех OKR вашего отдела в одном месте, сохраняя при этом возможность на уровне команды настраивать отслеживание OKR отдельно в рамках индивидуального проекта JIRA.
  
• Это решение позволит вам видеть бэклог каждого в одном месте, чтобы вы могли просматривать предстоящие квартальные приоритеты всех команд.

• Удобнее использовать стандартные метки для тегов историй в разных командах, чтобы вы могли использовать преимущества быстрых фильтров на доске JIRA. В качестве примера можно привести маркировку всех историй, связанных с определенным проектом, чтобы вы могли видеть, какие команды вносят вклад в проект в целом.

Шаг 2: Создайте отчет о wiki-статусе для всего отдела в Confluence

• Подобно отчету о статусе на уровне команды, его можно использовать для простого представления общего статуса OKR тем, кто менее склонен к работе с JIRA. Подход аналогичен отчету на уровне команды, просто измените запрос, чтобы он извлекал данные из нескольких проектов и спринтов по мере необходимости.

• Обновление отчета не требует никакого обслуживания, поскольку данные автоматически извлекаются из JIRA.

Шаг 3: При желании внедрите дополнительные инструменты визуализации для всего отдела

• Если вы решили внедрить дополнительную визуализацию дорожной карты, вы можете изменить эту отчетность, чтобы включить проекты всех команд в новый отчет.
  
  

• Это может быть особенно полезно для коммуникации на уровне руководителей и отчетности по OKR.

Решение: Преимущества

Управление OKR для команд и отделов в JIRA имеет широкий спектр преимуществ, которые окупаются со временем.

• Простота - этот процесс использует инструменты, к которым все уже имеют доступ (при условии, что ваша компания использует JIRA), ежеквартальное обновление не требует больших затрат, и он прост в обслуживании.

• Помощь командам оставаться сфокусированными - этот процесс сопровождается доской задач, которая помогает визуально отслеживать свои обязательства. Вы также можете создавать индивидуальные доски задач, отчеты о состоянии или информационные панели, если необходимо. Их можно использовать для проведения встреч 1:1 и отслеживания результатов/вклада по кварталам.

• Динамика - процесс отслеживает историю, вложения, комментарии, пользовательские поля и т.д. Вы также бесплатно получаете множество метаданных о ваших OKR, таких как время их создания, последнего обновления и т.д.
  
• Отчетность - открывает возможность иметь пользовательские панели мониторинга для всего отдела и каждой команды в JIRA на основе метаданных, которые вы собираете о своей работе. Их легко настроить и обновлять при необходимости, и они могут быть очень полезны для принятия решений. У вас также будет возможность увидеть, например, сколько OKR попадает в несколько кварталов?
  
• Настраиваемость - это базовый инструмент, который универсален, чтобы распространяться на каждую команду, но может быть легко специализирован для потребностей/ограничений команды.

• Адаптирует коммуникацию для разных аудиторий - JIRA становится системой записи OKR, хотя при этом вы получаете несколько способов бесплатной визуализации и коммуникации. Вы можете использовать один процесс для общения с теми, кто хочет быть в тени, и с теми, кто хочет получить только высокоуровневую информацию.

Важные нюансы

• Новый процесс должен быть быстрее и проще для команд, чем предшествующий - если это не так, вам не следует его использовать.
  
• Некоторые команды имеют узкоспециализированный процесс agile-разработки. Вы должны убедиться, что не дублируете их усилия и не усложняете выполнение тех вещей, которые доказали свою эффективность для вашей команды.
  
• Стандартные соглашения о названии проектов, спринтов и меток - будут ключевым фактором успеха.
  

Читать статью в оригинале: https://medium.com/@rvoluck/using-jira-to-manage-okrs-27d31d7c379e