Предлагаем вашему вниманию фрагмент №3 перевода краткого Руководства по OKR для руководителей от компании Workpath.
Читать фрагмент №1: https://okr-academy.ru/okr_playbook_executives_fragment1
Читать фрагмент№ 2: https://okr-academy.ru/okr_playbook_executives_fragment2
Оригинал: https://www.workpath.com/lp/okr-playbook-executives

Что мне нужно сделать?
Как обеспечить успешное внедрение

Если все люди, которые будут включены в предстоящий процесс, поддерживают идею и готовы начинать, пора переходить к внедрению. Ниже вы найдете 5 ключевых советов по успешному внедрению.

1. Ясное видение
До того, как система OKR будет внедрена как основная система отслеживания достижения целей, важно заложить фундаментальную базу в компании. Это означает, что руководству компании необходимо сформулировать видение развития компании, миссию и корпоративные ценности. И далее транслировать их всей организации. Сильная корпоративная культура, основанная на этих ценностях, является важным фактором успешного внедрения системы OKR.

2. Кто и зачем?
В процессе внедрения системы OKR важно постоянно помнить о том, кто это делает и зачем это нужно. Каждый сотрудник компании должен в конечном итоге хорошо понимать ответ на вопрос «зачем». «Зачем мы внедряем систему OKR? в последнем разделе мы поговорим о том, какие же аргументы в пользу этого нужно приводить.

Не менее важны и люди, вовлеченные либо ответственные за процесс внедрения OKR. Важно убедиться, что в процессе участвуют и в команде присутствуют все необходимые люди – OKR коучи, OKR лидеры, руководители всех уровней и сотрудники организации.

Особенно на начальном этапе команда лидеров, руководитель проекта и большое количество OKR коучей должны пройти обучение по работе с OKR, чтобы оказывать необходимую поддержку и помогать своим командам. Это означает, что они должны понимать основы теории, а также с практической точки зрения отличать удачные от не слишком удачных формулировок OKR, и понимать, как именно их правильно формулировать. Если руководство недостаточно квалифицированно в этом вопросе, то есть не владеет в достаточной мере необходимыми инструментами и знаниями еще до начала внедрения, команды с меньшей вероятностью смогут качественно и правильно работать по новой системе и увидят ее преимущества.

3. Пошаговое внедрение
Трансформация не может произойти за одну ночь. Ни один человек не может стать экспертом по OKR по щелчку пальца. Система OKR должна внедряться и оптимизироваться пошагово. Это единственный путь к полноценному включению всех людей, которые должны участвовать в процессе. Они также будут постепенно принимать на себя ответственность. С каждым шагом постепенно они будут все лучше понимать процесс OKR и, благодаря этому, осознавать выгоды и преимущества системы. Это позволит им постепенно интегрировать OKR в существующие схемы работы и процессы, а также добиваться все большей синергии и принимать верные решения.

4. Жизнь по OKR
Как уже обсуждалось ранее при описании зон ответственности руководителей в процессе внедрения OKR, важно жить используя все элементы и соблюдая все процедуры системы исполнения. Руководители должны регулярно проводить такие встречи, как Прогресс-собрания и Ретроспективы. В конце концов, если команда руководителей не покажет пример и не будет жить по в OKR, с какой стати это делать остальным командам?

5. Решения основанные на данных
Большинство организаций борются за управление на основе данных. В этом команда лидеров может показать прекрасный пример, и этого можно идеально добиться при помощи OKR. OKRы предлагают данные для использования и анализа с целью принятия лучших решений в каждой точке цикла. Таким образом, руководство может, например, увидеть, насколько команда продвинулась в достижении цели, где находится компания в целом на пути реализации стратегии, и в каких точках или процессах существуют риски. И в соответствии с данными анализа может действовать дальше.

В дополнение к 5 ключевым моментам есть еще несколько других инструментов и практик, которые могут помочь в процессе внедрения и распространения OKR.

Приведем три примера:

1.Истории успеха

Многие из клиентов Workpath говорят о том, что их организациям очень помогли внутренние и внешние истории успеха (много таких историй можно найти в библиотеке Workpath). Например, команда с особенно высокими результатами может поделиться своими практиками постановки OKR на следующем общем собрании. Либо можно организовать специальные мероприятия с возможностью обмена опытом. Как вариант, можно предложить командам, которым удалось сформулировать особенно удачные OKR, помочь с формулировками коллегам, у которых пока еще есть некоторые трудности.

2. Менять OKR-ы

Команде лидеров и руководству полезно ставить задачу «Меняем OKR-ы» в начале каждого цикла OKR с целью оптимизации процесса. Например, можно улучшить качество OKRов концентрируясь на меньшем количестве индивидуальных ключевых результатов или ключевых результатов, сфокусированных на количественных метриках. Постоянно работая над процессом таким образом, организация может создать отличный задел для успешности работы программы в долгосрочной перспективе.

3. Сообщество OKR

Может оказаться особенно полезным обмениваться информацией по работе с OKR в специальном отдельном формате. В таком общении должны участвовать не только руководители, но все сотрудники, ответственные за процесс и за внедрение системы, такие как OKR лидеры и OKR коучи. В отличие от остальных сотрудников, они не только работают «в системе» (ежедневная работа), но также работают «над системой» (организационное развитие), а в этой работе существуют вызовы другого порядка. Сообщество OKR коучей – отличный вариант организации такого рода обмена информацией.

Что же дальше?
Ежедневная жизнь по OKR
Руководителям приходится отвечать за выполнение разных задач в ходе всего цикла OKR, чтобы обеспечить успешную реализацию стратегии.

Workpth предлагает следующую пошаговую разбивку цикла OKR:

Как уже обсуждалось в предыдущем разделе, руководители работают с командой как «внутри системы», то есть, разрабатывая цели и участвуя в операционной работе по их достижению, а так же «над системой», то есть оптимизируя рабочую среду и процессы для своих команд, что должно помогать командам работать наиболее продуктивно и эффективно. Задачи и этапы внутри цикла OKR также можно разделить на две группы в зависимости от фокуса.

1. Презентация стратегии компании

Еще до начала цикла OKR критически важно, чтобы руководство транслировало сотрудникам стратегию и связанные с ней приоритеты на предстоящий квартал (3 месяца – стандартная длительность цикла OKR). Каждый должен знать и понимать стратегические цели компании, чтобы исходя из них формулировать собственные цели и задачи. Если необходимо, высшему руководству так же надо донести до сотрудников ожидания, которые рождаются по отношению к командам в связи с общими стратегическими целями. Использование подходящего инструмента, который мог бы сделать данные цели и ожидания доступными всем и каждому, могло бы быть полезным.

Эффективные коммуникации являются критическими важными не только в этой первой фазе, но на протяжении всего процесса. Команды должны всегда понимать важность OKRов и связь каждого личного шага с их выполнением, а для этого важна коммуникация руководителей с командами на постоянной основе.

2.Разработка командных OKR

При разработке своих OKR команды опираются на общие для всей организации приоритеты. Важно обеспечить команды всеми необходимыми для этого материалами. Например, у них должен быть доступ к подходящим для этой работы инструментам, таким как Workpath, им нужно предоставить все существующие шаблоны, руководства, и, по возможности, обеспечить их поддержкой коучей для эффективной формулировки целей.

3. Сессия согласования целей

В зависимости от их уровня, руководители принимают активное участие в сессиях постановки целей команд, помогая командам формулировать и приоритизировать цели. Когда наступает момент согласования целей, руководство компании и лидеры команд должны также работать вместе, чтобы помочь командам согласовать цели между собой. В этих случаях для поддержки эффективных коммуникаций и предотвращения конфликтов хорошо использовать инструменты модерации и медиации. В этом процессе также важна помощь OKR коучей.

4. Финализация OKR

За согласованием, как правило, следует донастройка и финализация OKR. В этом также будет полезна помощь лидеров. Основываясь на данных отчетов, можно определить, какая часть сформулированных целей являются количественно измеримыми либо хорошо согласуются со стратегическими целями организации. Непосредственным руководителям можно предложить особо обратить внимание и проработать с командами именно эти цели и их четкую формулировку.

5. Еженедельные прогресс-собрания

После запуска OKR начинается ежедневная работа. И здесь важны 2 фундаментальные составляющие. Первое: еженедельно должны проводиться прогресс-собрания на уровне команд и руководства. В зависимости от уровня управления, руководители должны предоставлять своими командам актуальную информацию о прогрессе по целям и текущих вызовах и препятствиях. «Частичное прогресс-собрание» может проводиться с лидерами команд.

6. Ретроспективы и подведение итогов

Второй важной составляющей системы являются Ретроспективы. Они также должны проводиться на уровне команд и руководства на регулярной основе . Их цель – анализ и улучшение рабочих процессов и реализации стратегии. В конце каждого цикла OKR необходимо подводить итоги для оптимизации процесса в следующем цикле.

Оригинал: https://www.workpath.com/lp/okr-playbook-executives