Повысьте продуктивность командных встреч с помощью мастерства фасилитации. Открытый тренинг «методы фасилитации для успеха Agile и OKR». Старт: 14 мая в 14:00

Как OKR помогают справиться со стрессом и перезагрузиться в рутинной работе

OKR (Objectives and Key Results в переводе - Цели и Ключевые результаты) - широко признанная методология, позволяющая повышать эффективность в работе (читайте статью экспертов OKR Академии: Что такое OKR? ). Мы же смотрим на OKR в первую очередь как на одно из многообещающих средств по борьбе со стрессом и выгоранием. И мало того, этот инструмент также ведет к улучшению вашей работы.

В начале проведения тренингов по внедрению OKR мы обычно спрашиваем участников, есть ли у них ощущение того, что они "жонглируют слишком большим количеством шаров" или просто чувствуют себя перегруженными. В среднем 70-80% участников отвечают на этот вопрос положительно.

Пугающая картина, не так ли? Даже самая амбициозная работа не должна вести к тому, что тело находится в состоянии постоянного стресса и полной боевой готовности. В этом контексте еще более удивительно наблюдать, что на любых воркшопах новые темы постоянно добавляются к уже и без того переполненной повестке. Списки дел с пометкой "Не сейчас", как правило, остаются пустыми.

Среди наиболее частых причин стресса или умственной перегрузки в ежедневной работе встречаются следующие пункты:

привычка брать на себя слишком много
неправильная оценка ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей
добавление новых (даже волнующих) задач, которые затем становятся целями без увеличения количества ресурсов или без удаления других конкурирующих целей
неструктурированный и спонтанный или реактивный стиль работы (включая коллег, сотрудников или вышестоящих лиц)
нереалистичные цели (включая ожидания стейкхолдеров по прибыли)

Большинство компаний, которые мы поддерживаем и которым передаем более современный взгляд на лидерство, видят основные причины постоянной перегрузки в недостатке прозрачности в связи с неэффективными коммуникациями. Мы согласны, что связь несомненно существует, но это лишь симптомы гораздо более глубоких причин.

Основываясь на нашем опыте, мы верим, что наиболее вероятной и критической причиной является неэффективное принятие решений.

Это может относиться к принятию личных решений в отношении использования своих собственных ресурсов. Это также может относиться к решениям уровня управления, которые не держат в фокусе результат.

Вместо этого менеджмент продолжает пытаться одновременно и равноценно сражаться на всех фронтах. Если вы слышите фразы как, например, "преследуем одну цель, одновременно следуя за другой", вам следует найти выход из этого как можно быстрее.

Если неэффективность принятия решений действительно является причиной перегрузки команды или целой организации, внедрение такого метода, как OKR, очень быстро сделает это очевидным. Более близкое изучение этого феномена обнаружит в основании человеческий страх. Решение распределить ресурсы в условиях их недостаточности в пользу одной задачи одновременно ведет к решению не-распределять ресурсы в пользу другой задачи. В основе лежит страх принять неверное решение и, таким образом, потенциально потерять хорошую возможность.

Мы верим, что такие сценарии гарантированно служат напоминанием вот о чем: в жизни нам чаще встречаются возможности, которыми мы не можем воспользоваться, чем те, которые ведут к успеху. Важно сознательно и систематически увеличивать вероятность использования верных альтернатив.

В общем и целом, сложно принимать решение, когда ты не знаешь, к какому результату оно приведет. По большому счету причиной этого является тот факт, что большинство решений принимается интуитивно, а не на основании веских доказательств. Стратегические обсуждения часто базируются на накопленном интуитивном опыте меньшинства, а не на данных или фактах. Несомненно, даже при более сознательном подходе и приложенных усилиях. многие решения просто не могут быть приняты на "научной" основе со строго действительными доказательствами. Тем не менее, мы видим разницу в процессе принятия решений в командах, которые работали с OKR более длительное время.

Их модели мышления меняются в направлении формулирования и тестирования гипотез с постоянным стремлением оценить и оптимизировать возможные результаты. Таким образом фокус обсуждений сдвигается от личных мнений к информированным выводам, увеличивая вероятность принятия правильных решений.

Хороший менеджер по продажам следует принципу "никогда не закрывай дверь". В расшифровке это означает, что никогда не следует отвергать возможности, которые могут оказаться полезными или даже необходимыми позже. Страх закрытия таких дверей нивелируется методологией OKR: решения никогда не принимаются в пользу или против возможной опции, скорее решение принимается в пользу "сейчас" или "не сейчас". Перефразируя, для каждой опции остается возможность вернуться к ней позже - или не вернуться.

Какие еще преимущества предлагает OKR в борьбе со стрессом на работе?

Благодаря приоритизации с четкой формулировке ожидаемых целевых значений и соответствующего конечного результата обеспечивается сохранение фокуса на наиболее важных факторах
Планирование становится гораздо более реалистичным благодаря тому, что горизонт планирования сужается до предсказуемых трех месяцев
Появляется ясность в отношении того, что ожидается от личной деятельности и от других, что в свою очередь дарит открытое понимание ожиданий руководителей, сотрудников и коллег
Уменьшение количества интуитивных ожиданий результата от других групп стейкхолдеров. Появляется возможность отклонять требования и запросы других групп в прозрачной, понятной и связной манере
Фокус на целях и результатах вместо задач и мер существенно уменьшает потребность в микро менеджменте

К сожалению, не всегда оказывается возможным сразу убедить собственную команду или всю организацию в преимуществах OKR, поэтому весь потенциал OKR не сразу разворачивается в полную силу. И все же есть еще множество преимуществ OKR на отдельных уровнях организации:

1
Четкий фокус на том, чего вы лично хотите достичь
2

Внутренняя уверенность в том, что вы работаете с самыми важными вещами: способность спокойно воспринимать постоянно возникающие альтернативные возможности
3

Чувство удовлетворения при исполнении четко сформулированных ожиданий без необходимости оценивать свою деятельность относительно постоянно меняющихся целей и ожиданий
4

Простой подход к оценке ежедневных новых задач или тем

Следующие пять шагов могут помочь вам уменьшить ощущение перегруженности и понять, смогут ли OKR помочь вам или всей вашей команде более спокойным путем достичь своих целей:

Сформулируйте набор OKR для своей собственной работы на следующие три месяца. Это упражнение по формулировке конкретных результатов и их смысла часто уже может привести к прозрению

Перечитывайте свой набор OKR ежедневно, постоянно поглядывая на то, чего вы действительно хотите достичь

Определите свой собственный список задач в соответствии со структурой OKR. Если задачу нельзя привязать ни к одному ключевому результату, это может быть хорошим индикатором для самого себя, что возможно не нужно этим заниматься (или по крайней мере именно сейчас)

Еженедельно определяйте, какие задачи именно на этой неделе необходимо выполнить, чтобы достичь ключевых результатов

В конце недели письменно отрефлексируйте, что прошло хорошо, что не получилось и как возможно лучше сделать что-то в следующий раз

Читать статью в оригинале: https://www.okracademy.com/okr-blog/reduce-stress-with-okrs-and-get-better-results

Получить бонус в Telegram

Система OKR (Objectives and Key Results) - это эффективный инструмент для управления проектами и достижения бизнес-целей.

Она позволяет выстраивать прозрачную систему управления, распределять задачи и контролировать их выполнение, а также дает возможность быстро реагировать на изменения внешней среды.

Эксперт OKR Академии — Екатерина Чуева, подготовила короткое обучающее видео «Самое главное о системе OKR», где за 9 минут вы сможете понять принципы и преимущества системы OKR

Хотите больше узнать про OKR?

Важно: для получения бонуса необходимо установить приложение Telegram на смартфон или ПК.

Вам будет интересно

Тренинг «Тест-драйв OKR»

Тренинг поможет на практике понять суть и основные принципы OKR как Agile-системы исполнения стратегии.

Перейти к тренингу