В этой статье я опишу конкретный кейс, и надеюсь, вы сможете найти полезные приемы и лайфхаки для себя.
С большой благодарностью Елене Баевой, Руководителю корпоративного университета CDEK и Елене Ельновой, HRD CDEK, за возможность и командную работу в подготовке и проведении очень интересной сессии планирования квартальных OKR для крупной логистической компании.
Для участия в сессии были приглашены как топ-менеджеры, руководители функциональных подразделений, так и директора крупных регионов - более 90 человек. Как можно обеспечить продуктивную коллективную работу для такого количества участников, итак, чтобы каждый был услышан и внес свой вклад в определение самых главных приоритетов изменений на будущий квартал?

1. Стратегическая цель - всегда в зоне видимости.

Напомню, что OKR (Objective and Key Results) - это система управления стратегическими изменениями, которая позволяет компании, командам, каждому сотруднику сфокусированно согласованно и гибко двигаться к реализации стратегических целей. Поэтому перед сессией постановки OKR обязательно должны быть определены стратегические цели компании - на год и на более долгий период. Эти цели всегда должны быть на виду, чтобы с ними можно было свериться при постановке OKR. Самый простой способ - распечатать в достаточном количестве и разложить на столы.

2. Правильное разбиение на группы.

Для эффективного обсуждения важно, чтобы каждый участник имел возможность высказаться - и конечно, на 90 человек это сделать невозможно. Оптимальное количество участников в группе примерно равно числу Миллера (7 плюс-минус два). Поэтому, очевидно, что нужно будет делить большую группу на маленькие подгруппы. Это можно сделать случайным образом, или по принципу - кто с кем сел при входе (тогда будут формироваться группы знакомых). Но когда на кону выбор квартальных приоритетов для всей компании, важно вдумчиво подойти к формированию подгрупп.

Здесь можно выбрать два основных подхода:
Первый - сформировать группы из участников, находящихся на схожих позициях. Тогда можно будет увидеть выраженные мнения определенных групп в компании, что может оказаться очень полезно, но также с большой вероятностью приведет к длительной дискуссии. Такой вариант разделения может быть хорош на ретроспективе. Но на сессии планирования в условиях ограниченного времени я лично предпочитаю второй вариант.

Второй вариант - когда мы максимально перемешиваем участников, чтобы в каждой группе оказались представители каждой позиции (один из топ-менеджеров, директор филиала, функциональный руководитель, и т.д.). Тогда мы обеспечим в первоначальном обсуждении в мини-группе необходимое разнообразие мнений и более взвешенное обсуждение.
Но как быстро разделить на такие группы 90 человек, чтобы каждый попал в ту группу, которую вы для него определили?

В первую очередь, вам надо отсортировать список и разделить пофамильно по группам. Затем, для каждой группы придумать какой-нибудь опознавательный символ. Для этой конкретной сессии мы выбрали наклейки с мультяшными монстрами. Можно выбрать супергероев, животных, растения, планеты, цвета и цветы - все что угодно, главное чтобы это было приемлемо для участников и вам было легко обеспечить техническую часть. А техническая часть заключается в том, что вы обозначаете на столах или флипчартах около стола символ, присвоенный группе, и приклеиваете (рисуете) его на бейджах участников.

И тогда распределение по группам у вас совместится с двигательной разминкой - как только вам надо будет начать работу в группах, предложите участникам встать и найти “своих” и “свой” стол. Если вы подобрали символы с юмором, то поднятие настроения и энергии обеспечено, а это очень полезно для мозгового штурма.

3. Miro как общее пространство.

Когда я работаю очно с группой, то конечно предпочитаю осязаемые артефакты и физическую активность - проще говоря, флипчарты и стикеры, а также перемещения участников между столами, между флипчартами, живые диалоги. И это обязательно надо включать в очную сессию, а иначе зачем надо было тратить столько средств и усилий на поездку?
Но как обеспечить доступ к идеям одной группы для других, когда таких групп 12, а в зале прямо посередине стоят колонны и закрывают обзор? И тут на помощь приходит комбинированный вариант.
Первоначальный мозговой штурм в малых группах мы проводим с настоящими физическими стикерами. Каждый участник имеет возможность спокойно подумать над важными приоритетами и записать свои идеи на стикере. Затем, стикеры объединяются на флип-чарте и в группе происходит обсуждение, объединение похожих идей.
Далее, мы напоминаем, что OKR - это система управления изменениями, а не повседневной деятельностью. И даже если для достижения стратегических целей необходимо выполнять действия, которые мы хорошо знаем, как делать, и делаем регулярно, то в OKR они не попадают.
И тогда все еще внутри малой группы участники обсуждают и сортируют свои первоначальные идеи, выбирая те, которые подойдут для OKR.
И уже этот сильно сокращенный набор идей мы предлагаем занести на доску Miro, выделив для каждой команды свой участок и цвет стикеров.

Доска Miro может при этом проецироваться на экран и быть видимой всем участникам.

Когда все команды занесли свои идеи, можно включить магию, и воспользоваться интеллектуальным ассистентом для автоматической кластеризации похожих идей. Конечно, после этого надо, демонстрируя доску и обсуждая со всем залом, рассмотреть каждый кластер, убедиться, что стикеры попали в него правильно, уточнить контекст у авторов стикера, и пересортировать кластеры в правильном сочетании. Здесь необходимо соблюдать баланс между избыточной детализацией (слишком много отдельных тем) и чрезмерным укрупнением (все стикеры сваливаются в одну кучу по глобальному признаку). Надо помнить, что данная сортировка и кластеризация производится для того, чтобы выбрать наиболее значимые фокусы внимания грядущего квартала.

4. Голосование с обоснованием.

Напомню, что в OKR мы выбираем от 1 до 3 OKR - значит, из большого количества кластеров, получившихся на предыдущем этапе, нам надо выбрать максимум три. Что происходит с остальными идеями? Какие-то из них переходят в режим “фоновой подготовки” в конкретную команду, или адеж ставятся на паузу и возможно станут актуальными и попадут в OKR в следующих кварталах. Какие-то сразу переходят под ответственность конкретных команд.
Перед расстановкой приоритетов важно обсудить и договориться - по каким критериям будет происходить выбор. Хорошо, если за каждый кластер выскажут аргументы те, кто предлагали эти идеи (возможно, часть кластеров отпадут на этом этапе).

Затем, можно запустить индивидуальное голосование, но тогда, если в большой группе преобладает определенная категория участников, то выбор может быть смещен в их точку зрения. Поэтому мы решили остаться в тех же группах, и дать возможность сначала обсудить внутри и затем принять групповое решение - как распределить три голоса от группы, и обязательно написать обоснование - почему именно этот кластер идей группа считает наиболее важным фокусом внимания для изменений в предстоящем квартале. Это придало больше осознанности и ответственности в распределении голосов и позволило эффективно выделить явные приоритеты. И затем уже вести дискуссию - добавить ли еще один OKR или удержаться от соблазна и следовать методологии (ну и опыту - чем больше фокусировка, тем выше концентрация усилий и результаты). Для тех читателей, кто сопереживает такой дискуссии - к чести участников, удалось сохранить фокус, хотя дискуссия была жаркой и это было непросто!

5. Мировое кафе для формулирования OKR

Если для получения первоначальных идей, голосования и формулирования Objective нам надо было собрать максимально разнородные группы - то для работы над определением набора Ключевых результатов для OKR эффективней всего собирать тех, кто может внести наибольший вклад в конкретную тему.
Поэтому мы в первую очередь определили, кто хочет быть Владельцем каждого из выбранных OKR и затем предложили всем участникам распределиться по возможности равномерно, присоединившись к Владельцам.
В каждой группе получилось количество участников, превышающее оптимальное для полноценного обсуждения, поэтому внутри каждого OKR мы организовали Мировое Кафе.
Для каждого OKR была выделена большая зона с 3 столами. Все участники группы распределились равномерно за 3 столами и выбрали “Хозяина стола”.
Вся процедура состояла из 4 этапов.
На первом раунде за каждым столом по отдельности участники обсуждали и выписывали на стикерах - как можно измерять достижение Objective? Какие метрики могут показывать прогресс в движении к цели?
Через 15 минут обсуждение останавливалось, и вся подгруппа, за исключением Хозяина стола, вставала и переходила за соседний стол (но только внутри своего OKR для второго раунда. Хозяин стола быстро знакомил новых участников с выписанными идеями, и новые участники во-первых, замечали слабости в формулировках (например, вместо результатов были предложены задачи), здесь хорошо срабатывает психологический принцип - когда легче критиковать, чем создавать, и чужие недостатки бросаются в глаза. Во-вторых, добавлялись новые идеи.
Через следующие 15 минут начинался третий раунд по такой же схеме. Но теперь добавилась задача приоретизации и выбора наиболее подходящих Ключевых результатов. Выбранные каждой из подгрупп Ключевые результаты заносились на доску Miro и уже под руководством Владельца OKR всей большой группой обсуждали, что из этого внести в финальный набор.
Таким образом, мы обеспечили полноценное участие каждого в формулировании OKR и тщательную проработку набора метрик.