Прогресс-собрания в OKR: достижение последовательного и значимого прогресса
Photo by Aarón Blanco Tejedor
Представляем статью в переводе экспертов OKR Академии
Автор: Барт Ден Хаак
Читать статью в оригинале: https://www.movingtheneedle.com/blog/2019/11/okr-check-ins-making-consistent-meaningful-progress
Неопределенность
Люди ненавидят неопределенность. Исследования доказали, что при столкновении с неопределенностью и неясностью люди испытывают стресс и заболевают. Наш мозг ценит определенность так же, как еду, секс и социальные связи. Мы, люди, довольно предсказуемые существа, управляемые генетикой и древними механизмами выживания. Мало что приносит нам большее удовлетворение, чем ощущение контроля над окружающей средой, чувство безопасности и работа ради определенной цели (осмысленность действий). Одним словом, прогресс. А еще лучше - прогресс в значимой работе, где даже маленькая победа может перевесить многочисленные поражения. Однако в течение дня, недели или месяца, если мы постоянно испытываем чувство поражения, то победа любого масштаба теряет свою силу. Лучшее противоядие от этого: четкий план действий и методика отслеживания прогресса. Без этих вещей мы чувствуем себя не в своей тарелке, теряем контроль над прогрессом (и целью!) и, что еще хуже, наша мотивация быстро сходит на нет, поскольку мы погружаемся в сомнения, неуверенность и глубоко укоренившийся дискомфорт.


Почему одних целей недостаточно

Хотя постановка целей уменьшает неопределенность, расплывчатая цель все равно может оказать такое же негативное, нежелательное воздействие, как и отсутствие цели (или задачи) вообще. Обычные вопросы, возникающие при постановке неясной цели, предсказуемы: Но как? Что нужно сделать и в какой последовательности? Как мы узнаем, на верном ли мы пути? Каковы сроки? Кто и что будет делать? Именно по этой причине эффективные цели содержат измеримые и соответствующие метрики.

В современную цифровую эпоху с доступом к технологиям, приложениям и огромным количеством информации на кончиках наших пальцев в любой момент времени, вы наверняка слышали о "зависимости от занятости". Мы бежим, отвлекаясь на постоянный поток цифровых уведомлений, и считаем, что чем больше мы заняты, когда нас тянут во все стороны, тем эффективнее мы должны быть! Джослин К. Глей - писательница, а также создатель RESET и подкаста Hurry Slowly. В своих работах она отмечает, что "мы работаем без устали, но редко чувствуем, что достигаем чего-то важного. Что же не так?". Она называет несколько ключевых факторов, которые поддерживают статус-кво:

  • Зависимость от бессмысленного прогресса;
  • Неспособность определить значимые цели;
  • Отсутствие метода отслеживания нашего прогресса.

"Вот почему я люблю работать с OKR в большинстве своих клиентских проектов. С помощью OKR вы можете преодолеть привычку работать для вида и заменить ее на достижение измеримых показателей; отслеживаемый прогресс, который четко и целенаправленно показывает движение к цели, представляющей собой победу над реальной проблемой или вопросом".

При достижении прогресса в нашем организме выделяется гормон хорошего настроения - дофамин, который заставляет нас чувствовать счастье, удовлетворение и даже радость. Наши победы, независимо от того, насколько они значительны, мотивируют нас продолжать стремиться к удовлетворению от работы и наслаждению от результатов. Действие этого гормона также вызывает привыкание, поэтому, вычеркивая пункты из своего списка дел, намечая цели (Objectives) с выделенными показателями (Key Results), по которым вы будете знать, на пути ли вы к достижению, а также регулярно измеряя свой прогресс (Check-Ins), вы сможете наслаждаться визуальным отслеживанием своих маленьких шагов, а также набирать импульс для продолжения работы.

А теперь спросите себя: Что если бы вся ваша компания делала это? Как бы это могло выглядеть? Проще говоря: Вы бы получили одну большую, счастливую рабочую команду.

Давайте исследуем силу прогресса

Делая успехи

"Сила прогресса является основополагающей в природе человека, но немногие менеджеры понимают это или знают, как использовать прогресс для повышения мотивации", - пишут Тереза Амабайл и Стивен Дж. Крамер в своей статье в Harvard Business Review под названием "Сила маленьких побед". Они продолжают: "На самом деле, мотивация к работе является предметом давних споров. В ходе опроса, посвященного ключам к мотивации работников, мы обнаружили, что некоторые менеджеры считают признание за хорошую работу наиболее важным, в то время как другие придают большее значение материальным стимулам. Некоторые делали акцент на ценности межличностной поддержки, а другие считали, что все решают четкие цели. Интересно, что очень немногие из опрошенных нами руководителей поставили прогресс на первое место".

Для контрольных проверок OKR это отражает реальное несоответствие между тем, какие факторы менеджеры считают эффективными, а какие на самом деле удовлетворяют вполне реальное человеческое желание каждого из нас продвигаться, развиваться и расти. В личной жизни мы чувствуем себя вознагражденными, когда достигаем цели; в мире бизнеса мы чувствуем себя вознагражденными, когда благодаря дисциплине и приверженности мы видим, как завершается полный проектный цикл. В личной жизни мы отслеживаем прогресс с помощью приложений, которые отслеживают наши достижения в фитнесе, ритмы сна и даже время, проведенное за медитацией. В мире бизнеса мы делаем это с помощью ежедневных, еженедельных и ежеквартальных контрольных встреч, которые задают тон и темп, основываясь на показателях уверенности.

Прогресс в приоритете

В одном из номеров журнала Harvard Business Review за 1968 год Фредерик Герцберг опубликовал ставшую классической статью под названием "Еще раз: как мотивировать сотрудников?". Сегодня, более 50 лет спустя, результаты исследования соответствуют его идее: Люди наиболее удовлетворены своей работой (и, следовательно, наиболее мотивированы), когда эта работа дает им возможность испытать чувство достижения.


Если вспомнить исследование Амабайл и Крамера, которые изучили дневниковые записи более 230 сотрудников из семи различных компаний, проанализировав более 12 000 дневниковых записей о подъемах и спадах в течение рабочего дня, то они обнаружили, что в основе чувства достижения лежит механизм, имеющий приоритет над признанием за хорошую работу, стимулами и межличностной поддержкой (и к этому моменту их вывод не должен вас удивить): постоянный, значимый прогресс.



Цикл прогресса
Как и большинство вещей, наша жизнь циклична. Изо дня в день мы работаем и думаем о делах, связанных с работой; в этом цикле или петле наше поведение влияет на нашу производительность и одновременно подвержено ее влиянию. "Хороший день" (или плохой, или посредственный день), когда мы чувствуем удовлетворение (или неудовлетворение, или равнодушие), стимулирует нашу производительность, что дает новый набор результатов, которые, в свою очередь, способны улучшить (или ухудшить, или иным образом повлиять) нашу трудовую жизнь; это раскрывает потенциал для самоподкрепляющихся преимуществ. По сути, это является "самоисполняющимся пророчеством", когда наши мысли и убеждения влияют на наши действия, а те, в свою очередь, приводят в действие наши убеждения, а затем и действия, и так далее.

Итак, в отношении контрольных проверок OKR концепция прогресса хорошо иллюстрируется словами Амабайл и Крамера: "Поддерживая людей и их ежедневный прогресс в значимой работе, менеджеры улучшают не только внутреннюю трудовую жизнь своих сотрудников, но и долгосрочные показатели организации, что еще больше улучшает внутреннюю трудовую жизнь".
Еженедельные прогресс-собрания
Если содействие последовательному прогрессу является ключом к хорошей производительности, то почему большинство менеджеров не запускают конструктивный цикл прогресса? В основном потому, что это требует значительных изменений в поведении, а также потому, что в большинстве компаний отсутствует метод отслеживания прогресса в достижении значимых целей. Большинство организаций уже внедрили систему KPI, но этого недостаточно. Именно здесь в игру вступают прогресс-собрания - самый недооцененный инструмент в системе OKR.

Проверка OKR - это ваша "проверка здравомыслия". Без них OKR почти наверняка обречены на провал. Как уже упоминалось выше, последовательность и дисциплина жизненно важны: прогресс-собрания обычно проводятся в начале недели, каждую неделю (утро понедельника - отличное время) и длятся в идеале от 15 до 30 минут максимум. В мире OKR мы называем это еженедельной каденцией и это очень важно для успешного внедрения OKR. Если прогресс-собрание выпадает на праздничный день, отложите его на день, но оно должно состояться. Это самая важная встреча вашей команды с этого момента, и вы (и другие лидеры) должны быть там, чтобы помочь команде принять меры.

Участниками еженедельного прогресс-собрания, как правило, являются все члены кросс функциональной команды или отдела. Все члены команды или отдела должны присутствовать - никаких исключений, никаких пропусков. Если в вашем отделе 120 человек, найдите место, где все смогут видеть, слышать и участвовать. Для удаленных команд подойдут Google Hangout или Zoom.

Сценарий еженедельного прогресс-собрания
Еженедельные прогресс-собрания помогут командам показать и отследить прогресс в достижении ключевых результатов. Примерный сценарий прогресс-собрания может выглядеть следующим образом:

  • Хорошие новости, празднование, благодарность
  • OKR. Посмотрите на предыдущие обязательства, чтобы "сдвинуть стрелку", обеспечить показатели уверенности.
  • Отзывы клиентов/клиентов и сотрудников.
  • Проанализируйте показатели здоровья вашей команды и компании (например, KPI).
  • Используйте коллективный разум для генерирования идей о том, как добиться прогресса - ключевых результатов - на этой неделе. Отслеживайте прогресс в реализации текущих инициатив и принимайте новые обязательства. Ограничьте количество обсуждаемых тем. Здесь может помочь опытный фасилитатор.
  • Резюме "Кто, что, когда". Опишите, кто и за какие действия возьмется и зафиксируйте результаты.
  • Завершение одной фразой. Пожелайте всем хорошей недели. Используйте здесь мотивирующие слова.

Ежедневные сверки OKR
Вы сошли с ума? Ежедневные сверки? Большинство успешных команд, которые я знаю, предпочитают проводить ежедневные 10-минутные контрольные встречи в дополнение к еженедельным прогресс-собранием. Возможно, вы знакомы с ежедневным совещанием или ежедневным стендапом из Scrum. Концепция ежедневного совещания используется в самых разных отраслях. Недавнее тематическое исследование, проведенное в Роттердамской глазной больнице в Нидерландах, показало повышение безопасности пациентов благодаря регулярному проведению ежедневного 10-минутного собрания команды. Цель ежедневного совещания - разработать план на день.

Важнейшим элементом ежедневной сверки OKR являются ежедневные метрики, и именно они отличают этот вид деятельности от совещания по статусу. На статусных встречах, когда вы общаетесь со своей командой, люди обычно смотрят в прошлое (вчера я сделал то-то и то-то). На контрольных совещаниях по OKR рассматривается настоящее (следующие 24 часа). Определение ежедневных метрик - это искусство, но оно так важно для любой высокоэффективной команды и организации. Если вы можете ежедневно отслеживать прогресс в достижении ключевых результатов, то цели как бы становятся на свои места, а вы получаете дополнительные преимущества в виде повышения производительности и улучшения внутренней операционной деятельности.


Сценарий для ежедневной сверки
Ежедневная встреча должна проводиться в фиксированное время каждый день. Это позволит сделать встречу привычной. Сценарий ежедневной сверки OKR может выглядеть так:

  • Цели на сегодня. Чего вы хотите достичь к концу сегодняшнего дня? Что является приоритетом №1?
  • Ключевые результаты сегодняшнего дня. Можем ли мы дать оценку каждому из них? Можем ли мы сегодня сдвинуть с мертвой точки ключевые результаты? Если вы используете в своих КР показатели активности, что вам нужно сделать сегодня, чтобы достичь этих показателей
  • Препятствия. Препятствует ли вам что-либо, кто-либо? Может ли кто-то помочь вам устранить это препятствие.
Как и ежедневное совещание, ежедневная сверка OKR должна быть встречей "на ногах", потому что это повышает продуктивность группы.
Скучные прогресс-собрания
Как еженедельные прогресс-собрания, так и ежедневные сверки по OKR иногда становятся скучными, в основном потому, что начинается "просто бизнес ". Требуется определенная дисциплина, чтобы поддерживать мотивацию и энтузиазм на совещаниях. Скучные собрания демотивируют людей, и в конечном итоге люди откажутся от своих еженедельных или ежедневных привычек, и "активность ради вида" снова победит.

Одним из ключей к успешным прогресс-собраниям являются хорошие метрики. Хорошие метрики внутри ваших ключевых результатов позволят отслеживать прогресс в достижении цели на ежедневной или еженедельной основе. Старайтесь избегать таких тщеславных показателей, как Индекс потребительской лояльности (Net Promoter Score) или Валовый доход, поскольку эти цифры не будут обновляться на еженедельной или ежедневной основе. Кроме того, показатели, на которые команда не может повлиять, будут демотивировать людей. Рекомендуется использовать сочетание показателей результатов, квот и активности. Поиск идеальных метрик - это целое искусство, и их разработка требует терпения, а зачастую и помощи сертифицированного тренера по OKR, который поможет направить процесс в нужное русло.
Сила прогресс-собраний
За последние годы я видел, как команды делали прогресс-собрания, и результаты были поразительными:
  • Снижение неопределенности
  • Повышение ответственности
  • Высокая вовлеченность команды
  • Ясность в отношении целей и стратегического направления
  • Быстрая обратная связь и обучение (по сравнению с оценкой OKR)
  • Наглядный значимый прогресс как для руководителей, так и для сотрудников.
    Резюме
    • Неопределенность - источник глубокого дискомфорта
    • Прогресс делает нас счастливыми
    • Последовательный прогресс улучшает внутреннюю рабочую жизнь
    • Внутренняя рабочая жизнь стимулирует производительность
    • Прогресс-собрания отслеживают еженедельный или (ежедневные сверки) ежедневный прогресс.