5 шагов к адаптивности бизнеса
OKR - как способ побеждать в условиях постоянных изменений

Авторы данной книги считают, что OKR - это способ побеждать в условиях постоянных изменений.
Надеемся, что рекомендации этой книги, переведенной нашими экспертами, будут для вас поддержкой в сегодняшних сложных условиях.

.
Читать в оригинале: https://www.workpath.com/lp/adaptability-through-okrs
Повсеместные перемены вносят хаос в рейтинг экономических лидеров

Давайте взглянем на список Fortune 500 2019 года:

  1. Walmart

  2. Exxon Mobil

  3. Apple

  4. Berkshire Hathaway (Duracell, GEICO, Kraft Heinz и др.).

  5. Amazon.com

  6. UnitedHealth Group

  7. McKesson

  8. CVS Health

  9. AT&T

  10. AmerisourceBergen

Если бы вам пришлось предположить, кто из двух компаний не попадет в список лидеров 2024 года, кого бы вы выбрали? По данным MIT Sloan, почти ⅕ компаний, которые значительно превзошли средние показатели по отрасли, не смогли сохранить свои высокие результаты в течение последующих пяти лет. Это также отражается в том, с какой скоростью компании покидают списки Fortune: за последние 50 лет показатель вырос на 60%. И это справедливо не только для компаний из списка Fortune 500.

"Менее 20% ведущих компаний смогли сохранить свое конкурентное преимущество в течение последних 5 лет". Workpath

  • По данным McKinsey, производительность труда неуклонно снижалась в течение последних 60 лет и сегодня находится на историческом минимуме.

  • Показатель общей доходности акций (TSR) снизился практически на 100% за последние 15 лет, сообщает MIT Sloan.

В связи с этим многие компании инвестировали в различные программы преобразований. К сожалению, исследование Bain показывает, что лишь "12% корпоративных преобразований достигают своих целей".

Лишь немногим компаниям удается устойчиво опережать как своих старых, так и новых конкурентов. Но чем же эти компании отличаются от остальных? Ответ прост: они разработали способ работы организации, ориентированный на непрерывную адаптацию к новым условиям, что позволяет им постоянно использовать новые факторы роста и конкурентные преимущества.

Успех бизнеса отныне зависит от способности компаний быстро адаптироваться

Согласно исследованию, проведенному по заказу Американской ассоциации менеджмента в 2019 году, скорость и адаптивность являются двумя ключевыми факторами, отличающими успешные компании от неуспешных. Но что это значит?

По сути, адаптивным организациям удается учиться быстрее, чем конкурентам. Более того, они способны разрабатывать, принимать решения и осуществлять соответствующие действия гораздо быстрее, чем другие участники рынка. В их мире обычные границы и препятствия могут быть разрушены, поэтому творческие и совместные решения сложных проблем находятся быстро.

В соответствии с выводами BCG о том, что необходимо компаниям для победы в 2020-х годах, доказано, что организации будущего должны быть созданы для перемен. Они должны всегда иметь под рукой нужные данные, чтобы знать, когда и как им следует корректировать свой курс.

Хотя речь идет о будущем, вовсе не означает, что нужно откладывать действия. Создание осознания срочности в вашей организации имеет решающее значение. Уже в 2016 году Джефф Безос написал своим акционерам: "Если вы хорошо умеете корректировать курс, то ошибаться окажется - менее затратно, чем вы думаете, в то время как медлительность будет стоить дорого". Быстро меняться и адаптироваться - ключевая компетенция цифровых лидеров этой экономической эпохи, на что также указывают публикации Bain & Company и BCG.

Принятие решений и быстрое выполнение правильных планов увеличивает шансы занять лидирующие позиции в в 36 раз.

Но как можно добиться такой адаптивности? Проще говоря, необходимы новые методы работы и руководства. Многие компании пытаются решить эту проблему путем интеграции и принятия agile-методов работы (например, Scrum, Kanban и т.д.) на уровне процессов, в основном в операционных командах. К сожалению, этого недостаточно. Scrum не поможет вам быстрее корректировать стратегические решения и быстрее воплотить их в оперативной работе. Что вам нужно, так это гибкость в масштабе. Поэтому все больше руководителей внедряют программы, направленные на повышение гибкости бизнеса (в отличие от гибкости процессов или технологий). Гибкость бизнеса сводится к определению новых операционных систем, подходящих для более быстрой и гибкой реализации стратегии. Метод, который многие организации используют для достижения этой цели, - OKR. Конечно, существуют и другие, менее известные подходы к повышению гибкости бизнеса, но процессы планирования, исполнения и взаимодействия с OKR помогают проиллюстрировать принципы успешности адаптивных лидеров рынка в цифровую эпоху.

Как OKR помогут вам оставаться победителем: Организации, которые меняются так же быстро, как и современный деловой мир

OKR - гибкая система лидерства и управления целями. Это инструмент реализации стратегии, позволяющий направлять работу, ориентированную на результат, создавать согласованность и вовлеченность вокруг измеримых целей. На более высоком уровне OKR можно рассматривать как методологию, ориентированную на результат и управляемую данными, которая побуждает людей думать, планировать и сотрудничать по-новому.

Если вы хотите узнать больше об основах данного метода, ознакомьтесь с полным руководством Workpath по OKR.

OKR обеспечивает ряд преимуществ для компаний, которые их внедряют и устанавливают. Однако, по сути, есть одно ключевое преимущество, которое должно убедить всех. OKR дает компаниям контроль над их последним настоящим устойчивым конкурентным преимуществом: готовности к долгосрочной адаптивности в постоянно меняющейся рыночной среде.

Далее вы узнаете, как OKR может помочь вашей организации преодолеть пять критических проблем, с которыми сталкивается почти каждое современное предприятие. Эти идеи помогут лидерам и командам достичь адаптивности, необходимой для завоевания и защиты лидирующих позиций на рынке.
1. Ясность и коммуникация: Вы не можете двигаться быстро, если ваши люди не знают, куда двигаться

Многие организации имеют по крайне мере приемлемо сформулированную определенную стратегию. Часто даже несколько. То же самое верно и для целей. Во многих случаях группа людей в какой-то момент определила их, записала и, возможно, даже передала в отдел или команду, которая за них отвечает.

"4/5 руководителей говорят, что их стратегия недостаточно хорошо понимается в их собственной компании" Workpath.

Проблема со многими из этих стратегий и целей заключается в том, что они часто либо неизвестны, либо не ясны всем тем людям, которые должны понимать их для эффективного выполнения. Обычно это вызвано недостаточными и/или непоследовательными каналами коммуникации и взаимодействия, на что, в частности, указывается в статье MIT Sloan.

Теперь добавьте к этому очень изменчивую и динамичную среду, в которой вы должны (или, по крайней мере, вам стоит) регулярно корректировать свою стратегию и тактические цели. Кажется логичным, что еще больше людей останутся озадаченными и перегруженными.

Мы можем сделать вывод, что существует три основных проблемы:

3 из 6 основных факторов, отличающих высокоэффективных и менее успешных исполнителей, сводятся к прозрачности и ясности

  1. Люди должны знать стратегические приоритеты предприятий

  2. Люди часто не понимают их

  3. Ясность в отношении стратегических приоритетов должна поддерживаться и контролироваться, особенно если они корректируются

Теперь, если ваша компания определяет цели с помощью системы OKR, произойдет кое-что интересное.

В процессе определения целей (OKR) моделируется определенная последовательность событий, которая потребует от руководителей высшего звена/исполнителей донести стратегические приоритеты организации на основе новых коммуникационных схем так, чтобы каждая команда могла понять, как она может внести свой вклад в их достижение. И это придется делать каждый цикл (постановки целей). Таким образом почти всегда решается проблема номер один.

Большинство команд должны быть уверены, что они вносят свой вклад в достижение целей организации. Поскольку последовательность событий процесса создания OKR требует обмена мнениями для согласования, людям предоставляется инфраструктура для разговоров и обсуждения своих целей. Создание структур и поощрение общения вокруг целей в большинстве случаев улучшает понимание людей и предотвращает непонимание стратегических приоритетов друг друга.

В-третьих, система OKR требует, чтобы команды приняли решение и использовали систему организации, коммуникации и отслеживания OKR (т.е. своих целей). Для небольших компаний со штатом менее 100 сотрудников такой системой может быть электронная таблица или другие существующие инструменты. Для более крупных и сложных организаций отлично подходит специализированное программное обеспечение для реализации стратегии и совместной работы как, например, платформа Workpath. Благодаря этой системе команды имеют легкий доступ к самой актуальной версии своих OKR. Более того, OKR требует, чтобы каждая команда регулярно, обычно еженедельно, обсуждала свои цели. Так команды узнают о корректировках стратегических приоритетов и целей по мере их возникновения.

Подводя итог, можно сказать, что OKR может помочь вам создать необходимую ясность в отношении стратегических приоритетов и целей в любой момент времени, согласно исследованию, проведенному по заказу Американской ассоциации менеджмента, - это важное преимущество, отличающее высокоэффективные фирмы от низкоэффективных. Когда все в компании, наконец, понимают, куда стремится организация и какой вклад они могут внести, можно переходить ко второй задаче.


2.Согласованность: Хорошо согласованные команды, находящиеся в постоянной синхронизации, являются основным элементом гибкой организации

Как отмечается в статье MIT Sloan Management Review, только 28% людей, ответственных за реализацию стратегии в своих компаниях (руководители высшего и среднего звена), могут назвать минимум три стратегических приоритета своей компании. То же самое, похоже, верно и для сотрудников, как утверждают Смитер и Лондон в своей книге "Performance Management: Putting Research into Action".

Только 14% сотрудников понимают стратегию своей организации. Как указывалось выше, большая проблема здесь кроется в недостаточной или нечеткой коммуникации. Но это еще не все: помимо рабочих процессов коммуникации, многим компаниям не хватает адекватной инфраструктуры для согласования.

Поскольку многие сотрудники, а также менеджеры работают в своих узко обозначенных областях, они не знают, как складывается общая картина приоритетов компании, и поэтому лишены возможности полностью разработать свою стратегию. Они никогда не согласовывали свою деятельность с верхнеуровневыми целями компании, и как, в связи с этим, должно происходить взаимодействие на индивидуальном уровне. Это часто приводит к неправильному планированию ресурсов, к ненужной двойной работе.

Несмотря на то, что, по данным Human Research Institute, практика согласования входит в четыре из 10 наиболее часто используемых методов реализации стратегии, организации зачастую просто не могут полностью в них разобраться.

Согласованность требует регулярно проводить необходимые обсуждения, выявлять, упорядочивать различные мнения, (стратегические) приоритеты и подходы к достижению целей. На разных уровнях иерархии, а также между разными менеджерами и командами. Однако в большинстве компаний необходимое взаимодействие и межфункциональное согласование для достижения целей не обеспечиваются изначально и не контролируются на регулярной основе.

Это мешает многим компаниям не только эффективно достигать своих стратегических целей, но и быстро реагировать, объединять усилия для использования новых возможностей и срочного решения возникающих проблем. Команды, которые хорошо согласованы, могут быстрее изменить свой курс, с меньшим количеством недопониманий, двойной работы и разочарований.

И снова OKR может помочь решить эти проблемы. На сессиях согласования в процессе постановки целей команды всех уровней иерархии и функций обсуждают свои цели. Таким образом, если им потребуется корректировка курса, они будут знать о связях с другими командами и смогут напрямую согласовать их.

Кроме того, хорошо проведенный процесс постановки целей OKR требует, чтобы все команды согласовывали свои цели с общими целями компании. Если эти стратегические приоритеты на уровне компании меняются, команда руководителей точно знает, какие вспомогательные цели будут затронуты, и может эффективно сообщить об изменениях. Если же изменения происходят только на уровне команды, то, опять же, команды с самого начала знают, какое влияние это может оказать на цели более высокого уровня. И последнее, но не менее важное: системы OKR, особенно если используется специальный инструмент OKR с соответствующим графиком, могут помочь визуализировать горизонтальные и вертикальные взаимосвязи.

Благодаря этим процессам обычно удается добиться большего синергетического эффекта, сократить двойную работу и предотвратить проблему, когда команды неосознанно работают против целей друг друга. Такой подход делает организации более эффективными и, конечно же, позволяет им быстрее реагировать и проактивно противостоять новым рыночным ситуациям.


3.Альянс: Вы должны объединиться, чтобы добиться перемен

Согласно исследованию Gallup, в командах с высоким уровнем вовлеченности сотрудников на 22% выше рентабельность и на 21% выше производительность по сравнению с командами, в которых такая вовлеченность отсутствует.

"Высокая вовлеченность сотрудников может привести к увеличению прибыли на 21%"

Чтобы ваша компания работала как машина по реализации стратегии - даже если изменения, новые вызовы и дополнительные требования будут поступать к вам часто - нужен персонал, который мотивирован на победу, независимо от обстоятельств. Если необходимо быстро скорректировать курс, вы гораздо успешнее справитесь, если все будут тянуть в одном направлении.

Теперь возникает логичный вопрос: как лучше вовлечь сотрудников? Опять же, глядя на предложенные инициативы и элементы процессов, предоставленные OKR, мы можем применить полезную практику.

Многие сотрудники чувствуют более высокий уровень вовлеченности, если знают, что их труд служит определенной цели. Чтобы определить и понять эту цель, часто необходимо обозначить - какую конкретно вклад приносит работа сотрудников в более высокую цель. Как отмечает Harvard Business Review, этого можно достичь, связав цели команды с более крупными амбициями организации.

Поскольку процесс OKR привлекает внимание команды к обеспечению согласованности сверху вниз и снизу вверх, команды, использующие этот метод, обычно могут без особых усилий провести параллель с главной организационной целью, в достижение которой они вносят свой вклад. Другой аспект, облегчающий сотрудникам понимание высшей цели их работы, - расширение коммуникации, а также повышение прозрачности, обусловленное процессами и системами OKR. Благодаря этим процессам и системам сотрудники чаще всего могут лучше понять зависимость между командными и главными целями предприятия, а также увидеть свой вклад в общий процесс создания ценности.

"Без подотчетности 7/10 сотрудников не вовлечены в активную работу"

Во-вторых, благодаря проведению еженедельных "прогресс-собраний" в течение цикла OKR и регулярному обновлению показателей ключевых результатов на перспективу, метод OKR поддерживает и способствует навыку подотчетности. Согласно вышеупомянутому исследованию Gallup, при отсутствии такой подотчетности 69% сотрудников быстро теряют заинтересованность. Таким образом, она является обязательным условием для компаний, пытающихся создать вовлеченную рабочую силу.


4.Фокус на клиента: Точно знать, когда и где вам нужно скорректировать курс

"Именно клиент определяет, что представляет собой бизнес, что он производит и будет ли он процветать", - писал эксперт в области управления Питер Друкер в книге "Практика менеджмента" более 60 лет назад. И важность радикальной ориентации на клиента не потеряла свою актуальность до сегодняшнего дня. Согласно исследованию BCG, правильное понимание клиентов сегодня критически важно для процветания организации.

Тем не менее, многие компании все еще испытывают трудности, когда наступает их очередь сделать свою стратегию и цели действительно ориентированными на потребителя. Одна критическая причина данной проблемы заключается в том, что во многих случаях стратегия все еще определяется и реализуется вокруг лидеров и организационных структур, а не вокруг клиентов и конечного результата.

"75% руководителей высшего звена считают, что понимание потребностей клиентов имеет решающее значение для ускорения экономического роста"

Более того, операционные команды и отделы, тесно связанные с клиентами, в большинстве случаев не участвуют в разработке и пересмотре стратегии. Несмотря на то, что они обычно узнают от клиентов гораздо больше, чем руководители.

Однако структура и принципы постановки OKR требуют от людей, ответственных за постановку целей, всегда спрашивать себя: для кого они хотят создать ценность? Следуя этому требованию в процессе постановки целей команды любого уровня иерархии сохраняют фокус на потребностях клиента.

Кроме того, процесс OKR позволяет убедиться, что исполнение и разработка стратегии - это не только процесс делегирования полномочий сверху вниз, но и процесс совместного сотрудничества, в котором разработка стратегии и обратная связь (основанная на новых знаниях о клиентах) также могут распространяться снизу вверх по организационной иерархии. Процесс OKR также вовлекает команды с более низких уровней иерархии, которые зачастую имеют прямые отношения с клиентами, в определение стратегических приоритетов и целей. Таким образом, в большей степени принимается во внимание знание клиента и его потребности.


5.Правильные данные: Актуальные сведения, позволяющие быть готовым к любым вызовам

Пятый шаг для достижения большей адаптивности с помощью OKR - признание важности принятия решений на основе данных. Само по себе это не является чем-то новым. Многие издания отмечают преимущества использования данных для принятия решений. Это делает компании более продуктивными, а также более прибыльными, чем их конкуренты.

Общая проблема компаний заключается в том, что они не всегда используют правильные данные для обоснования своих решений. Вместо действенных перспективных показателей, которые часто называют опережающими индикаторами, используются наборы KPI, которые отражают состояние компании ретроспективно.

Эти показатели, конечно, тоже имеют право на существование. Однако для быстрой корректировки курса необходимы опережающие индикаторы успеха. Руководителям необходимо использовать перспективные метрики, оценивающие соответствие компании будущему, а не те, которые отслеживают текущее состояние и эффективность в ретроспективе. Лишь немногие руководители умеют определять свою стратегию как вектор движения и найти метрики, чтобы измерять прогресс движения на постоянной основе.

Ключевые результаты в каждом наборе OKR делают именно это. Они являются опережающими индикаторами успеха, которые должны обновляться еженедельно или раз в две недели, что позволит своевременно и оперативно принимать решения для адаптации к новым вызовам и возможностям на ходу.

Как только эти показатели постоянно обсуждаются на еженедельных прогресс-собраниях, повышается и ответственность за их выполнение. Поскольку каждая команда обсуждает свои показатели, вы не только будете заблаговременно проинформированы о потенциальных проблемах или новых возможностях, но и точно знать, где (т.е. в каких командах) возможно возникновение таких проблем. Это позволит вам подобрать людей с наиболее подходящими компетенциями, опытом, знаниями успешной реализации стратегии и обеспечить необходимую адаптивность к новым вызовам и возможностям. Помимо показателей Ключевых результатов, данные о процессе реализации стратегии и организации помогут вам выявить препятствия на пути к успешной реализации стратегии и предоставить вам необходимую информацию. Такие инструменты, как Workpath, представит вам нужные данные в удобном формате (см. графики образцовых отчетов из аналитического пакета Workpath).


Заключение: От стратегических целей до бизнес-результата - переосмыслите реализацию стратегии, чтобы раскрыть потенциал адаптивности

По данным исследования Gartner 2019 Strategy Execution Benchmarking Survey, 83% стратегов признали, что исполнение стратегии сейчас значительно важнее, чем всего несколько лет назад. Медленная реализация стратегии была отмечена как одна из ключевых проблем для успеха организации. Однако более двух третей респондентов исследования не уверены в своей способности решить эту проблему. Более того, по данным опроса, проведенного по заказу Американской ассоциации менеджмента, лишь 3% респондентов считают, что их организация "очень успешна" в реализации стратегий. Исследование компании Gartner указывает на то, что именно отсутствие нужных инструментов и навыков является главной проблемой.

Хорошая новость: разрыв между стратегией и реализацией можно преодолеть. И в этом могут помочь OKR.

Благодаря процессу постановки целей методом OKR, в котором участвуют команды всех уровней иерархии и функций, все могут двигаться в одном направлении, что повышает эффективность исполнения. Указывая на зависимости между целями различных команд, можно выявить новые синергетические эффекты, предотвратить двойную работу и несогласованность, а также выбрать наиболее эффективное распределение ресурсов, в том числе между командами.

В процессе определения целей метод OKR помогает сосредоточиться на результатах, которых вы хотите достичь.

Далее, как указывалось выше, четкая коммуникация и структурированные усилия по согласованию, поддерживаемые системой OKR и ее процессами, могут повысить осведомленность и понимание того, какие стратегические приоритеты должны быть достигнуты и в какие сроки. Кроме того, регулярные контрольные проверки повышают ответственность и помогают преодолеть препятствия.

По данным журнала Strategy + Business, 65% директоров по стратегии считают, что у них нет четких приоритетов. Система OKR должна помочь им осознать, что после совместного процесса определения стратегии и постановки целей их важнейшей задачей является превращение каждой команды в исполнителей стратегии. Ясность, коммуникация и согласованность являются ключевыми факторами для этого.

Кроме того, правильно подобранные метрики помогут вам распознать на ранней стадии, где и когда необходимо скорректировать инициативы для достижения цели, и поможет вам действительно работать в системе, а не только над ней. А также изменить направление развития всей компании - будь то использование нового потенциала производительности или защита от предстоящих рисков.

OKR помогут разбить ваши стратегические приоритеты на более мелкие циклы (обычно кварталы). Такая постановка целей даст возможность больше сосредоточиться и действительно выполнить выбранные приоритеты, а не потеряться в попытках сделать все и сразу. Более короткие циклы также будут способствовать более сосредоточенному мышлению, поскольку в конце каждого цикла необходимо показывать результаты.

Подводя итог, можно сказать, что OKR помогут вам быстрее, чем когда-либо, перейти от стратегических целей к бизнес-результатам. Во времена, когда вам нужно быстро достигать результатов - потому что иначе поступают ваши конкуренты или обстоятельства уже снова изменились - это просто незаменимо.

Резюме


Чтобы оставаться на вершине экономического лидерства, организации должны быть изначально построены так, чтобы расти в условиях постоянных изменений. Новые глобальные лидеры нашей экономики доминируют не только благодаря своим инновационным продуктам и услугам, но и благодаря внедрению организационных моделей для более адаптивного и ориентированного на людей руководства и сотрудничества. Это означает, что все предприятия должны достичь более высокого уровня организационной адаптивности. Будучи более гибкими, организации способны корректировать свое направление, усилия, ресурсы и структуры так же быстро, как меняются условия рынка вокруг них.

Для достижения адаптивности компаниям необходимы

  • Стабильный ритм общения, обеспечивающий ясность и прозрачность в отношении стратегических приоритетов и ответственности

  • Согласованность действий в рамках иерархии и команд - чтобы все двигались в одном направлении

  • Вовлеченность всех сотрудников - для противостояния новым вызовам с достаточной энергией и мотивацией

  • Клиентоориентированность -для отслеживания малейших перемен

  • Правильные данные, позволяющие корректировать курс в режиме реального времени

  • Инструмент реализации стратегии, который позволяет быстрее, чем ваши конкуренты, перейти от стратегических целей к бизнес-результатам.

OKR - существенно могут помочь во всех этих аспектах. Так почему бы не начать уже сегодня?