Читать статью в оригинале https://michaelgoitein.com/2023/02/17/6-lessons-learned-over-two-years-coaching-okrs-in-a-legacy-enterprise/

Результаты, список важнейших задач, управление продуктом и психологическая безопасность: все имеет значение

Недавно я выступил в подкасте FitBots OKR вместе с соучредителем и генеральным директором FitBots Видьей Сантханам.

Мы затронули широкий круг в нашей беседе, в центре которой была тема уроков, полученных при использовании OKR за последние два года в организации с почти 200-летней историей.

Немного вводных: Как Майкл открыл для себя OKR

-Расскажите, пожалуйста, о вашей биографии и о том, как вы стали коучем OKR.

Я работаю в IT-консалтинге уже более 20 лет, а в "KeyBank" пришел почти 5 лет назад, чтобы помогать командам в вопросах разработки, доставки и управления продуктовой линейкой. Около 4-х лет назад мой технический руководитель в команде, которую я возглавлял, дал мне книгу Кристины Водтке "Радикальный фокус", и я был потрясен ею. На основе увлекательной истории Кристина изложила невероятный способ постановки целей и работы над ними в команде. Однако, оказалось довольно трудным делом - убедить команды принять эту идею по причинам, о которых я расскажу позже.

Наконец, около 2-х лет назад мы перезапустили нашу Agile-систему с помощью глобальной консалтинговой компании, они также принесли нам идею внедрения OKR и убедили руководство попробовать этот фреймворк.

После самостоятельной работы с OKR, для меня было естественным взять на себя роль коуча.

В течение 2022 года я легализовал свое образование, получив сертификат OKRsTraining.com, а затем сертификат WorkBoard Outcomes Coach.

Урок №1: Определение OKR и их отличие от KPI (лидерство vs менеджмент)

-Существуют различные определения OKR, как бы вы хотели лучше всего определить OKR для нашей аудитории, особенно когда многим трудно отличить их от KPI?

OKR представляют собой движущую силу к достижениям и совершенствованию, и я бы назвал их сутью лидерства.

KPI представляют собой "приемлемые пороги", диапазоны, в пределах которых мы хотим поддерживать определенные показатели для эффективного управления определенными частями бизнеса. Я считаю, что KPI полезно называть "показателями здоровья", и рассматриваю их больше как метод менеджмента.

Урок №2: Как понять, не представляют ли собой OKR очередную управленческую "причуду"

-Организации с большой историей, наверняка в прошлом уже пробовали различные методы управления. Насколько легко или трудно осуществить такой переход к OKR, не воспринимая это как новомодную "причуду"?

Один из моих любимых вопросов, который я задаю высшему руководству, начиная внедрение OKR, - это:

"Зачем вы внедряете OKR? И почему вы делаете это сейчас?"

Если вы получите откровенный ответ, то станет ясно, насколько успешны OKR будут в данной компании.

Урок №3: Внедрение OKR - первые 90 дней

-Не могли бы вы подробнее рассказать о первых 90 днях внедрения OKR? Какие эмоции вы испытали, будучи внутренним коучем OKR для команд в KeyBank?

Мне посчастливилось работать с несколькими подходами на своем веку и, очевидно, что первым делом было необходимо поделиться базовыми знаниями, помочь людям понять, что такое OKR и чем они отличаются от других систем постановки целей.

Мы определили с руководством команды, как работать, отталкиваясь от стратегии компании, чтобы создать как минимум 1-3 цели для каждой команды.

Затем мы работали с менеджерами по продукту, техническим руководством, экспертами в области аналитики и специалистами по пользовательскому опыту, чтобы определить 1-3 ключевых результата для каждой цели, используя подход "снизу вверх".

Специалисты по продукту, возглавляющие каждую команду, стали нашими "чемпионами по OKR" и разработали свои перечни задач для выполнения OKR.

Что отличает OKR - список важнейших шагов

И это ключевой момент, который отличает OKR - я обучал команды еженедельно проверять свои OKR, размышлять о своей уверенности в их выполнении и постоянно корректировать списки рабочих задач для повышения уверенности, неделя за неделей.

Мои эмоции в эти первые дни были исключительно положительными - мы наконец-то работали по OKR! Я был очень мотивирован и увлечен работой над учебными материалами и встречами с командами.

Конечно, было непросто, когда команды хотели привнести в OKR все те же, унаследованные от прошлого, представления о диаграмме Ганта. Я не мог решить загадку, почему одни люди понимали, что делать, а другим было трудно перестроиться, пока не осознал роль творчества и стратегического мышления в процессе постановки целей - в противовес привычке управлять проектами только лишь на основе анализа и планирования.

Урок №4: Какие команды лучше всего работают с OKR?

-На что вы опирались, когда выбирали команды, которым предстояло опробовать OKR?

К счастью, для начала мы выбрали одну команду.

В идеале, вы должны установить OKR для межфункциональных команд, которые создают новые интерфейсы и клиентский опыт. Для тех, кто стремится продвинуть определенный набор показателей результатов изменения поведения клиентов.

В самом начале работы мы столкнулись с интересными проблемами - например, как установить OKR для отдела разработчиков программного обеспечения? Или для отдела поддержки клиентов? Для команды, в которой люди в целом не особо управляют своим временем?

Однако позже мы поняли, что не сможем этого сделать.

Поэтому мы устанавливаем KPI для этих команд по некоторым базовым пороговым значениям: количество обработанных заявок, соглашения об уровне обслуживания (SLA), время до первого обращения и т.д..

Урок №5: Проектное/ Продуктовое мышление и OKR

-OKR заставляют команды стремиться к пути, который, возможно, менее проторен; к чему-то, что приносит изменения, инновации или делает что-то лучше. Как мы знаем, не всегда процесс OKR обещает успех. Какая культура компании способствовала бы процветанию OKR?

В компаниях с консервативным подходом преобладает культура строгого контроля над проектами, планированием, эффективностью, ориентированная на внутренний рынок, и существует желание ставить только те цели, в достижении которых команды могут быть абсолютно уверены.

Проще говоря, многие люди чувствуют себя очень неуютно в том, что трудно поддается контролю, и именно этот страх не позволил мне убедить команды принять OKR на раннем этапе.

К сожалению, традиционное управление проектами и методы каскадного управления так же плохи в "предсказании будущего", как и любые другие методы, но мы по-прежнему делаем вид, что если мы будем планировать достаточно долго и анализировать достаточное количество данных, то у нас получится все, как мы решили.

Неуместный оптимизм

Итак, в консервативных предприятиях с "долгой историей" существует поразительный оптимизм в отношении полезности анализа и планирования.

И я думаю, что коэффициент успешности традиционных методов составляет менее 20%, так что кто-то действительно не обращает внимания на реальность. Те приборные панели, которые работали раньше, мигают зелеными огоньками ровно до того дня, когда вы должны были начать работу, а потом все становится красным.

Но ваша организация никогда не сможет расти, если не ставит перед собой амбициозные цели. И когда вы рискуете, всегда есть шанс, что замахнетесь на высокую цель, но результат окажется ниже ожидаемого.

Встроенный механизм OKR: "Отслеживание прогресса, ретроспектива и повторная установка"

С OKR это абсолютно нормально - вы оцениваете свои достижения в конце квартала, проводите ретроспективу и узнаете достаточно, чтобы установить новые цели на следующий цикл.

Но при переходе к культуре, в большей степени ориентированной на управление продуктом, стратегию, эффективность и клиента, вы можете ставить цели, ориентированные на достижение, и работать с командами над поиском и реализацией решений, которые повысят вашу уверенность в достижении этих целей.

Психологическая безопасность - необходимое условие для инноваций

Но если в организациях нет культуры психологической безопасности, стремления к риску, поощрения команд к новым попыткам и терпимости к некоторым "желтым и красным индикаторам", команды будут ставить только легко достижимые цели, и никогда не смогут прыгнуть выше головы.

И я думаю, что именно это сыграло решающую роль в успехе Google на раннем этапе - готовность ставить амбициозные цели, регулярно проверять их выполнение и анализировать каждый цикл.

Урок № 6: Обязательные протоколы для поддержания OKR

-Какие у вас есть действия для поддержания работы OKR? Есть ли интересные истории, которыми вы можете поделиться с нашей аудиторией?

Мы начали с еженедельных внутренних сверок OKR, чтобы оценить уверенность в достижении ключевых результатов, а затем использовали обзоры спринтов, проводимые раз в две недели, чтобы поделиться уверенностью в процессе и своим прогрессом с высшим руководством.

Со временем мы добавили больше мероприятий Scaled Agile, включая ежеквартальный обзор и планирование на уровне отдела в середине цикла для координации многочисленных взаимосвязей, которые неизбежно являются частью такого предприятия, как наше.

Сила OKR - в правильных действиях

Одна история, которая действительно впечатлила меня, произошла с командой, которая установила ключевые результаты, основанные на получении прибыли от инвестиций в размере тысячи долларов с каждой проданной единицы продукции.

Когда они регулярно проверяли результаты, стало очевидно, что экономические показатели радикально отличаются - на каждую проданную единицу приходится на порядок меньше.

Это позволило команде совершить прорыв в конце квартала и установить новые Ключевые результаты.

Традиционно такая команда на предприятии работала бы в течение 6-12 месяцев, без передышки, и только позже они бы поняли, насколько ошибочными были их предположения.

Сосредоточенность, фокус на важном, хорошее обучение и коучинг - важнейшие условия того, что OKR определенно принесут пользу.

Несколько советов напоследок

-Ваша любимая книга по бизнесу?

Для этой аудитории я бы рекомендовал книги Кристины Водке "Радикальный фокус (второе издание)" и Бена ЛаМорта "Цели и ключевые результаты. Полное руководство по внедрению OKR" (https://okr-academy.ru/book_okr) - сочетание этих двух книг может дать вам прочную основу в течение недели.
*ссылки на эти книги вы найдете в разделе нашего сайта: Что читать про OKR?

Лично я не рекомендую начинающим тренерам по OKR читать книгу Джона Дорра "Измеряйте самое важно", поскольку она больше похожа на книгу для руководителей, чтобы воодушевиться идеей OKR, и в ней не только не хватает сути и практичности, но и даются откровенно бесполезные рекомендации.

-Когда Вы не на работе и не тренируете команды по OKR, то предпочли бы...

Писать, выступать с докладами или читать. В остальное время я люблю проводить время с семьей, медитировать и заниматься спортом.

-Ваш совет предприятиям, внедряющим OKR?

Я бы посоветовал придерживаться основ:

• Проводите качественное обучение
  
  
• Поддерживайте людей с помощью хорошего коучинга
  
  
• Определите внутренних чемпионов OKR, которые будут поддерживать эту практику.
  
  
• Ставьте перспективные цели.
  
  
• Научитесь сотрудничать с командой для установления ключевых результатов по изменению поведения ведущих клиентов.
  
  
• Регулярно проверяйте их.
  
  
• Установите периодичность оценки, корректировки и ретроспективы. И продолжайте в том же духе.
  
  
• Подчеркивайте прогресс, а не совершенство.

Читать статью в оригинале: https://michaelgoitein.com/2023/02/17/6-lessons-learned-over-two-years-coaching-okrs-in-a-legacy-enterprise/