Термины OKR и Check-In кажутся неразделимыми. Повсюду в Интернете, где вы читаете о OKR, вы читаете, что вы должны регулярно измерять прогресс своих OKR. К сожалению, никто не объясняет подробно, что такое измерение прогресса, почему это так важно, и как успешно измерять прогресс OKR, не прикладывая слишком много дополнительных усилий.
Хенрик-Ян ван дер Пол, основатель сервиса Perdoo, поговорил с Бартом ден Хааком, ведущим консультантом OKR из Нидерландов. Барт работал с такими невероятными компаниями, как ING, Ahold Delhaize и KPN. Он профессионал в измерении прогресса OKR.
Хенрик-Ян:
Расскажите нам немного о себе и о том, как вы начали свое путешествие с OKR.
Барт:
Я был инженером-программистом, ведущим IT-архитектором и agile-коучем более 18 лет. В течение своей карьеры я обнаружил, что многие организации могут достичь выдающихся результатов, если они изменят свой способ постановки целей. Семь лет назад я участвовал в большом внедрении OKR, но не был удовлетворен результатами. Чего-то не хватало. В ходе моих исследований последних лет я узнал, что люди должны понимать цели более высокого уровня и видеть прогресс в их достижении. Это должно происходить с высокой частотой, чтобы изменять поведение, почувствовать ценность, мотивацию и быть счастливыми в жизни.
Сегодня, как основатель "Moving the needle" ("Продвижение"), я трансформирую технологические компании, чтобы помочь им достичь того, что важнее всего. В результате они не только значительно продвигаются, но также увеличивают agility, согласованность между командами, фокусировку, ответственность и производительность. Я работаю с руководителями высшего звена и agile-командами разработчиков, чтобы усилить их нынешний способ работы с помощью современных agile и lean методов, таких как OKR. Я регулярно говорю об этих темах на открытых конференциях или корпоративных мероприятиях.

Хенрик-Ян:
Что такое на самом деле OKR Check-in?
Барт:
Сегодня существует множество замечательных книг ("Радикальный фокус" Кристины Водтке, "Измеряйте самое важное" Джона Дорра), в которых объясняется структура OKR и цикл OKR. В некоторых книгах описана процедура измерения прогресса (check-in), но ни в одной из них нет указаний, как это правильно делать. В результате я вижу, что многие компании "делают OKR", не проводя проверки OKR. На мой взгляд, check-in является наиболее важным событием в цикле OKR. Это клей, который удерживает вместе постановку целей и выполнение целей.
Check-in - это короткое собрание, на котором компания или команда смотрят на достижение ключевых результатов цели. Принимая во внимание текущий статус ключевых результатов, можно оценить, насколько команда верит в достижение ключевых результатов в конце квартала (эта оценка называется «Статус» в приложении Perdoo). Цель прогресс-собрания - не просто сообщить о ходе и статусе ключевых результатов, но также разработать план повышения показателя уверенности в случае, если он не соответствует ожиданиям команды. Можно попытаться повысить уверенность, разработав инициативы, которые могут значительно увеличить ключевые результаты.

Хенрик-Ян:
Почему check-in (прогресс-собрание) так важно?
Барт:
Типичный цикл OKR начинается с определения годовых и / или квартальных целей компании. Когда будут определены цели компании, команды определят и свяжут свои OKR команды за квартал с OKR компании. Когда команды начинают квартал, они обычно продолжают свою повседневную работу ( business as usual), уделяя мало внимания OKR. В середине квартала (или иногда даже в конце квартала) они обсуждают прогресс в достижении целей команды или компании во время ежеквартального обзора. И только тогда они замечают, что достижения незначительны.
Именно поэтому команды и компании должны проводить еженедельные или даже ежедневные проверки OKR. Каждую неделю или день они должны отслеживать прогресс в достижении своих ключевых результатов. Эта еженедельная или ежедневная рутина создаст что-то волшебное, оно изменит поведение людей. И это именно то, чего мы хотим для достижения этих важных амбициозных целей. Только когда команды и компании изменят свое поведение, они смогут делать прорывы. OKR Check-Ins поможет с этим.

Хенрик-Ян:
Что произойдет, если не проводить прогресс-собрания?
Барт:
Когда компании не проводят регулярно еженедельные прогресс-собрания, или пропускают их, они упускают возможность изменить поведение людей. Единственный способ изменить поведение - это изменить привычки людей. Регулярное измерение прогресса в OKR требует дисциплины и преданности делу. Я согласен, что очень трудно изменить ваш способ работы, как и при любых других организационных изменениях. Но как только прогресс-собрание OKR станет частью ДНК вашей компании, вы добьетесь потрясающих результатов.

Хенрик-Ян:
Как провести успешное прогресс-собрание?
Барт:
На уровне компании вы обычно делаете их еженедельно или ежемесячно со всеми заинтересованными сторонами. Например. во время «старта недели», «ежемесячного собрания всех сотрудников» или другого всеобщего собрания в начале недели или месяца. Я видел успешные прогресс-собрания OKR с более чем 150 участниками! Конечно, когда вы работаете в большой организации, вы можете искать альтернативные решения, например, делать их на уровне отдела.
На командном уровне необходимо измерять прогресс OKR также еженедельно или, желательно, ежедневно, всей командой. Успешное прогресс-собрание OKR должно занять не более 15 минут. В начале вам может понадобиться больше времени, но вы увидите, что команды со временем ускоряются. Я знаю команды, которые делают их менее чем за 10 минут!
Ключом к успешному прогресс-собранию является подготовка. Прежде чем начать собрание, лидеры должны обновить информацию о ваших ключевых результатах, KPI и инициативах.
Прогресс-собрание должно иметь четко определенную повестку дня:
1. Обсудите ход ключевых результатов и определите статус (уверенность в том, что они будут достигнуты).
2. Сообщите о прогрессе Инициатив и кто над чем будет работать.
3. Обсудите KPI, которые являются health-метриками (показателями благополучия)
4. Обсудите предстоящие инициативы и препятствия

Хенрик-Ян:
Должно ли прогресс-собрание проходить на отдельной встрече? Как это связано с существующими встречами команды? И как это по сравнению со Scrum?
Барт:
Я часто слышу этот вопрос. Мы уже «делаем Scrum» и уже проводим тонны церемоний. Я понимаю, что добавление еще одной встречи может быть слишком обременительным для команд. Если вы уже используете Scrum, прогресс OKR может дополнить существующие события. Например, команды могут объединить прогресс OKR со своим ежедневным мероприятием Scrum. Так как daily scrum - это составление плана на сегодня, вы можете прекрасно добавить туда элементы прогресса OKR.
Кроме того, другие встречи могут быть дополнены регистрацией прогресса в OKR. Поскольку прогресс OKR занимает всего 10-15 минут, вы всегда можете найти способы добавить их в существующие собрания. Приятно то, что прогресс OKR сделает ваши существующие встречи более опирающимися на данные (data-driven) Больше никаких дискуссий HIPPO (мнений самого высокооплачиваемого человека), но настоящие разговоры, основанные на данных.

Хенрик-Ян:
Прогресс в достижении ключевых результатов и инициатив не всегда развивается линейно. Например, некоторые ключевые результаты могут отставать. Как вы справляетесь с этим на прогресс-собрании?
Барт:
Ключевые результаты описывают будущее состояние с точки зрения outcomes - пользы. Показатели outcomes часто являются запаздывающими показателями. Они всегда отстают (например, измеряют вес тела в случае, если вы хотите похудеть). Поскольку запаздывающие показатели обычно являются явными показателями успеха, многие компании и команды используют их в своих OKR. Как следствие, они часто не видят большого прогресса на еженедельной основе (например, ежемесячный доход или NPS). С практикой возможно определить основанные на пользе (outcome) метрики, по которым вы сможете видеть прогресс еженедельно (то есть, которые являются опережающими показателями). Но потребуется время и усилия, чтобы улучшить выбор правильных показателей для ваших целей.
Чтобы значительно продвинуть ваши ключевые результаты, вам нужно использовать научный подход. Основываясь на концепции LEAN, вы можете использовать гипотезы (или «ставки») в своих описаниях Инициатив. Например. «Я считаю, что посещение тренажерного зала 3 раза в неделю уменьшит мой вес» - это хорошая инициатива. Но это все еще гипотеза, вы не уверены, пока не закончите Инициативу и не увидите реальное изменение вашего ключевого результата.
Все ваши инициативы должны иметь четкие опережающие показатели (например, # раз я иду в спортзал или # калорий, которые я потребляю). Эти метрики вы можете легко отслеживать и обсуждать еженедельно или ежедневно во время измерения прогресса в OKR. Примечание. Поиск этих опережающих показателей часто очень сложен для руководства и команд. Но важно видеть прогресс в достижении ваших целей еженедельно.

Хенрик-Ян:
Что происходит после прогресс-собрания? Каковы выводы такой встречи?
Барт:
После прогресс-собрания OKR сотрудники компании или команды имеют четкое представление о направлении (Цель) и прогрессе в достижении этой цели (на основе ключевых результатов). Они также узнают о статусе (в норме, нуждается во внимании, не в норме) для каждого ключевого результата. Статус прогнозирует вероятность достижения определенного ключевого результата. Они также будут знать, над какими инициативами они должны работать на этой неделе, чтобы увеличить свой ключевой результат.

Хенрик-Ян:
Какие вы видите наиболее распространенные ошибки? Каких вещей следует избегать в любое время?
Барт:
Приходят на прогресс-собрание неподготовленными, то есть прогресс по ключевым результатам или инициативам не обновлялся. Всегда проверяйте, чтобы все было актуально до начала собрания.

Хенрик-Ян:
Исходя из вашего опыта, если люди правильно проводят прогресс-собрания, что им нравится в этой встрече? А что им не нравится?
Барт:
После того, как прогресс OKR станет рутиной в их работе, сотрудники лучше поймут направление компании, их вклад в общую картину и узнают о том, что будут делать все остальные. Это значительно повысит их мотивацию, создаст автономию для команд и стимулирует творческий подход в людях. Большинство людей очень довольны беседами, основанными на данных, конструктивными встречами и фактическим прогрессом в достижении цели, которую они считали невозможной ранее.

Хенрик-Ян:
Какие еще советы, инсайты или рекомендации вы можете предложить нашим читателям, которые пытаются внедрить прогресс-собрания OKR?
Барт:
Вот несколько лучших практик:

• Иметь вдохновляющую Цель (Objective) для работы.
• Приходить хорошо подготовленными к прогресс-собранию.

• Делать его коротким (менее 15 минут).
  Убедиться, что вы отслеживаете прогресс в своих Инициативах и принимаете обязательства по Инициативам (кто и над чем будет работать).
• Каждый ключевой результат и инициатива должны иметь четко определенного лидера.
• Прогресс-собрание должно быть прозрачным.

• Приглашайте всех желающих присоединиться к сессии. Прогресс в достижении целей не должен быть секретом. Для компаний с несколькими отделами и командами специальное программное обеспечение для OKR может быть действительно полезным для обеспечения прозрачности и легкого отслеживания вашего прогресса.
• Оригинал статьи https://www.perdoo.com/blog/bart-den-haak-explains-how-to-run-a-successful-okr-check-in/

Авторы:
Bart den Haak, Principal Leadership Consultant at 'Moving the Needle'
Henrik-Jan van der Pol, CEO @ Perdoo (ПО для трекинга OKR)